Что такое сопроводительное письмо к отклику. Что писать, когда отправляешь резюме

Претенденты на хорошую работу, первым делом составляют грамотное резюме. Не многие из соискателей знают, как отправить работодателю резюме правильно. Это не менее значимо. Если вы допустите какие-либо ошибки при отправке, то ваше резюме может остаться без внимания. Что необходимо учесть при отправке резюме на электронный адрес или по факсу?

Вместе с резюме необходимо написать и отправить сопроводительную записку. Начинать ее полагается с адресного обращения. В том случае, если имя кадровика неизвестно и нет возможности его выяснить, лучше всего такую записку начать со слов: «Уважаемые сотрудники службы персонала компании...». Затем, в сопроводительной записке указывается название должности, на которую претендует соискатель. Также, указывается, откуда была получена информация о свободной вакансии. Можно добавить два-три предложения о том, что вы идеально подходите на данную вакансию, так как соответствуете всем требованиям в объявлении. В конце сопроводительной записки нужно подписаться стандартной фразой, к примеру, «с уважением...», «надеюсь на дальнейшее сотрудничество...» и тому подобное.

Например:

Здравствуйте, уважаемые господа!

Прошу рассмотреть мою кандидатуру на должность....Соответствую заявленным требованиям.

Основные компетенции: .... Готов к командировкам.... Готов к ненормированному рабочему дню.

Имею опыт.....

Признателен за интерес к моей кандидатуре.

Прошу сообщить любое ваше решение.

PS Резюме в прикрепленной файле.

С наилучшими пожеланиями,

Фамилия имя

Не оправляйте лишнего

Нет необходимости посылать вместе с резюме что-то еще: фотографию, примеры выполненных вами работ, в том случае, если это не требуется в объявлении о вакансии. И более того - никаких картинок, смайлов и других ненужных вещей. В противном случае, о вас может сложиться впечатление, как о несерьезном человеке, который игнорирует деловую этику и воспринимает трудовой процесс недолжным образом.

Если факс — не автомат

Отправляя резюме по факсу, необходимо учитывать, что он может работать как в автоматическом режиме, так и трубку может взять секретарь. В этом случае, вам предстоит короткий, но, тем не менее, немаловажный разговор. Ваша речь должна быть четкой и уважительной. Примите во внимание то, что если ограничиться коротким: «Алло, включите факс!», — это сыграет не в вашу пользу. В такой ситуации необходимо помнить об элементарных словах уважения, таких как «здравствуйте» и «пожалуйста». Помните, что секретарь, передавая сотруднику отдела кадров ваше резюме, может отметить манеру общения.

Редкие соискатели называют резюме удобным для работодателя образом. Удобным для работодателя будет название, содержащее ФИО соискателя и должность, на которую он претендует.

Ведь менеджер по подбору персонала после прочтения обычно сохраняет резюме у себя на компьютере. Он ежедневно получает сотни резюме с безликими названиями Resume. rtf, Resume. doc, Мое резюме. doc, Резюме с фотографией. doc… Теперь представьте, как менеджер ежедневно переименовывает-переименовывает-переименовывает…

Не правда ли, каким бы добрым и отзывчивым ни был этот человек — он начнет искренне ненавидеть каждое безликое резюме?

А если вы сами назовете файл с резюме удобным для менеджера образом, он будет благодарен вам за это. Ведь это только для вас ваше резюме единственное.

Ошибка 2. Ошибки в резюме

В большинстве резюме встречаются опечатки, орфографические или стилистические ошибки. Подобные «мелочи» серьезно оцениваются работодателями как признак невнимательности и показатель несерьезного отношения к документам.

Ведь кажется, подумаешь — опечатка?! Но разве вы намерены, посылая резюме, признаться в том, что невнимательны и что не терпите заполнение любого рода «бумажек»? Конечно же, нет.

Поэтому не поленитесь, проверьте свое резюме на ошибки и опечатки еще раз и исправьте их.

Ошибка 3. Неумелое форматирование

Каждое третье присланное работодателю резюме в виде Word-файла создано без применения шаблонов форматирования. В этом случае для перемещения слов используют «Пробел» и «Tab». Менеджер за секунду может проверить то, как отформатировано ваше резюме. И сделает вывод, верить ли тому, что вы свободно владеете ПК. И если усомнится в этом, то может усомниться и в остальном…

Ошибка 4. Последняя версия ПО

Судя по тому, как часто соискатели присылают резюме в форматах, не прочитываемых на ПК работодателя, можно сделать вывод, что людям вообще не свойственно задумываться над тем, что обновление программного обеспечения на их личном ПК может не только помочь, но и навредить им!

Если на вашем ПК установлены последние версии ПО, высылайте резюме сохраненным в более старых версиях. Ведь если у работодателя установлено более раннее ПО и у менеджера файл вашего резюме не откроется сразу (а помимо вашего резюме, у него ещё десятки резюме ваших конкурентов), то вероятнее всего, вам и не сообщат, что резюме не открылось. Им есть из кого выбирать.

Ошибка 5. Неоптимальный размер файла

Оптимальный размер резюме — до 250 Кбайт. Поэтому вы должны следить, чтобы ваш файл не весил больше. Не стоит включать в резюме большие фотографии или громоздкие элементы оформления, увеличивающие размер файла.

Чем это чревато? Порой на почтовых ящиках менеджеров устанавливается запрет на получение больших писем. В этом случае ваше резюме просто не получат, и вы даже не узнаете об этом.

Ошибка 6. Резюме архивом

Если по какой-то причине для вас принципиально выслать файл с резюме большого размера (более 250 Кбайт), не архивируйте его. Вы заставите менеджера тратить его «драгоценное время» на распаковку.

Не заставляйте работодателя делать лишние усилия! Ваш файл могут и не распаковать вовсе. И, как в случае ошибки с последними версиями ПО, менеджер даже не сообщит вам, что резюме у него на ПК не открылось.

Ошибка 7. Резюме в редком формате

Не присылайте резюме в редком формате! Опыт показывает, что наиболее удобны для работодателя rtf- и doc-файлы. Это распространенные форматы, и если вы пришлете резюме именно в этих форматах, то ваше резюме будет открыто работодателем без проблем, и он сможет с ним ознакомиться.

Ошибка 8. Фотография отдельным файлом

Порой соискатели присылают два файла: в первом — текстовое резюме, а во втором — фотография. Если вы поступите подобным образом, такие сложности вовсе не охарактеризуют вас как уверенного пользователя ПК. Более того, менеджеру по персоналу в этом случае придется самому вставлять фотографию в резюме, чтобы, распечатав, получить удобное резюме с фотографией. А мы с вами уже знаем, что лишняя работа менеджера по поводу вашей кандидатуры снижает ваши шансы обойти своих конкурентов на позицию.

Поэтому при отсылке работодателю резюме со своей фотографией потрудитесь сами внести свой портрет в файл резюме.

Ошибка 9. Сопроводительное письмо в прикрепленном файле

Если задать поиск google.ru или ya.ru «как правильно отправить резюме работодателю», то в большинстве найденных статей прочтем, что «резюме нужно посылать вместе с сопроводительным письмом». Однако эту фразу не стоит понимать буквально и высылать электронным письмом два файла: файл резюме и файл сопроводительного письма.

Поэтому, если вы не желаете продемонстрировать, что электронная переписка не ваш конек, всегда помещайте составленное сопроводительное письмо в тело самого электронного письма.

Ошибка 10. Уникальный шрифт

Часто кандидаты, желая выделиться, присылают резюме с использованием редких шрифтов. Подобное желание выделиться и сделать «как лучше» может сыграть злую шутку: на офисном ПК не окажется такого шрифта, и менеджеру не удастся ознакомиться с резюме.

Поэтому всегда выбирайте для оформления своего резюме легко читаемые стандартные шрифты, такие как Times New Roman или Arial.

Поздравляю, теперь вы предупреждены о десяти наиболее частых ошибках соискателей при отправке резюме по e-mail, а значит — не допустите этих ошибок!

Успешного трудоустройства!

Менее 5% соискателей отправляют резюме по e-mail правильно. Поэтому обратите особое внимание на аккуратность и техническую грамотность при отправке резюме по электронной почте. Ваше грамотное письмо создаст о Вас первое хорошее впечатление у работодателя!

Правило 1: Для общения с работодателями заведите себе отдельный почтовый ящик

Крайне желательно, чтобы он не был корпоративным. Лучше всего подойдут почтовые ящики на самых известных Интернет-площадках, таких как mail.ru, yandex.ru, rambler.ru, hotmail.ru, pisem.net и т. п. Если Вы действительно хотите найти себе хорошую работу, не берите себе почтовый ящик типа [email protected], [email protected], [email protected], и т. п. Ваш почтовый адрес должен быть нейтральным, желательно коротким. Например: [email protected].

Правило 2: Настраивая программное обеспечение для работы с электронной почтой будьте внимательны!

Когда программа установки спросит у Вас имя и фамилию, то напишите их латинскими буквами. Когда Вы будете писать письма, введённые вами имя и фамилию получатель будет видеть в поле письма “FROM”. Использование русских букв в имени и фамилии нежелательно – ввиду разнобоя в кодировках работодатель может увидеть в этом поле набор нечитаемых символов. Нельзя вместо реального имени и фамилии использовать псевдонимы.

Правило 3: В поле “ТЕМА СООБЩЕНИЯ” напишите слово “RESUME” или “CV” и название вакансии, на которую Вы претендуете

Например: “CV: IT” или “RESUME: assistant”. В этом поле также не стоит использовать русские буквы. Если Вы посылаете резюме в кадровое агентство, в этом поле часто требуется указывать код вакансии. Однако практика показывает: даже при наличии в описании вакансии явного требования указывать код вакансии подавляющее большинство соискателей его игнорирует.

Правило 4: Высылайте резюме строго в том формате, в котором требует работодатель

Многие работодатели не любят рассматривать резюме в прикреплённом файле. Если работодатель всё-таки принимает резюме в прикрепленном файле, то принято высылать их в формате.TXT или.RTF, но не в кое случае не в.DOC – через него могут передаваться вирусы.

Для сохранения документа в формате.RTF в редакторе Microsoft Word в меню “ФАЙЛ” выберите пункт “СОХРАНИТЬ КАК...” и далее в поле “ТИП ФАЙЛА” выберите пункт “ТЕКСТ В ФОРМАТЕ RTF”. На сообщение о том, что некоторые элементы форматирования могут быть потеряны, не обращайте внимания. После сохранения закройте файл, потом опять откройте и проверьте его читаемость. Назовите файл с резюме латинскими буквами. Например: “resume_ivan.rtf” или “Eugeny_CV.txt”. Использовать форматы, отличные от.TXT и.RTF не рекомендуется.

Нарушения требований работодателя к формату отправляемых резюме носят тотальный характер. Например, при наличии в объявлении о вакансии явного требования присылать резюме в формате.RTF 80-90% соискателей все равно присылают файлы в формате.DOC.

Правило 5: Напишите сопроводительную записку к резюме, особенно, если Вам известно, кто его будет читать

Обычно в теле письма пишется краткая сопроводительная записка с приветствием и указанием цели присылки резюме. Данное короткое сообщение, если указано контактное лицо, стоит начинать так:

Глубокоуважаемый Иван Иванович, в ответ на вакансию программиста, размещённую в... высылаю Вам резюме... (или просто “Здравствуйте, в ответ...”)

С уважением,

Иван Гордеев...

Как ни странно, сопроводительные записки пишут не более 3-5% соискателей. А между тем именно такая записка зачастую играет решающую роль, когда кадровик определяет, стоит ли приглашать кандидата на собеседование.

Правило 6: Не увлекайтесь сложным оформлением, вставками в документ таблиц и картинок при написании резюме для рассылки по электронной почте

Используйте шрифты Arial, Times New Roman или Verdana. Другие шрифты могут отсутствовать на компьютере адресата, вследствие чего Ваше резюме невозможно будет прочитать.

Правило 7: Внимательно отнеситесь к кодировке письма

Электронное письмо следует отправить в кодировке Windows-1251. До недавнего времени можно было использовать кодировку KOI-8R, но сейчас кодировка Windows-1251 фактически стала стандартной.

Правила отправки резюме чисто технические и довольно примитивные. Удивительно, но правильно составленные письма встречаются в практике не более чем в 5% случаев. Если ваше письмо будет выделяться на фоне писем с вирусами в документах, отсутствием сопроводительных записок и нечитаемым мусором в полях “FROM” и “SUBJECT", вы сразу попадете в число 5% самых лучших кандидатов по итогам рассмотрения резюме!