Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации. Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее.

Отдел кадров – обязательный структурный элемент на любом предприятии. В его обязанности входит множество функций. Каковы же особенности деятельности, что входит в обязанности?

Общие аспекты

Основные принципы кадровой политики:

• направленность на выполнение требований законодательства труда;
• учет потребностей предприятия в сотрудниках;
• обеспечение условиями для качественной работы;
• поиск сотрудников.

Организация работы имеет 2 направления — тактическое и стратегическое. В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается , отбирается персонал.

Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия.

Главное направление – формирование трудовых ресурсов на предприятии. Составляющие кадровой политики:

Чтобы правильно организовать работу кадровой службы, необходимо:

• выяснить количество сотрудников;
• распределить между ними обязанности. Можно сформировать группы, которые будут заниматься определенным видом деятельности;
• на каждого сотрудника отдела кадров оформить должностные обязанности, определить их права;
• подготовить документы, которыми отдел кадров будет руководствоваться в своей работе;
• провести обучение персонала кадровой службы.

Возложение обязанностей отдела кадров на главного бухгалтера возможно лишь в том случае, если это предусмотрено в .

Если подобного пункта нет, то это запрещено делать (). Работа в сфере отдела кадров имеет преимущества и недостатки.

Первыми являются – данная профессия востребована, прямое общение с руководящими органами организации, разнообразная работа. Недостатки – постоянные стрессы, рабочий день ненормированный.

Что это такое

Главный ресурс предприятия – трудовой. Именно таким и является отдел кадров – основной состав работников организации.

Цель кадровой политики – вовремя обеспечивать предприятие персоналом с достаточной квалификацией для работы на производстве.

Кадровая служба – совокупность структурных подразделений организации, цель которых — управление работниками предприятия.

Должностными лицами являются руководители, специалисты, технический персонал. Суть ее – работа с персоналом предприятия.

Основные задачи отдела кадров делятся по направлениям:

Выполняемые функции

В обязанности кадровой службы входит:

• разработка плана укомплектования сотрудников в соответствии с деятельностью организации;
• оформление , их , на другую должность;
• ведение учета личного состава;
• ответственность за хранение трудовых книжек, их заполнение;
• ведение прочей документации;
• создание условий для работы;
• предложения по улучшению деятельности организации;
• подготовка документов и отчетностей для комиссий;
• контроль и проведение инструктажа сотрудников;
• принятие мер по трудоустройству увольняемых работников;
• ведение контроля за дисциплиной на производстве.

При выборе задач учитываются:

• размеры предприятия;
• направление деятельности;
• цели;
• на какой стадии находится развитие организации;
• численность сотрудников.

Нормативная база

Основные положения и вопросы кадровой службы регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Производство дел в отделе кадров осуществляется на основании законов РФ, различных правил и нормативных актов.

Правовая база:

В своей работе отдел кадров руководствуется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс.
2. Гражданский Кодекс, 2 часть.
3. Административный Кодекс.

Особенности работы в отделе кадров в 2019 году

Кадровая служба предприятия имеет свои функции и особенности, которые необходимо соблюдать.

Сотрудники отдела кадров обязаны выполнять свою работу согласно требованиям законодательства, своевременно разрабатывать план мероприятий и следить за документацией предприятия.

Действие Положения (образец)

Положение – акт правового характера, который устанавливает порядок образования, права и обязательства, организацию трудовой деятельности предприятия.

Другими словами, Положение – документ, который регламентирует все сферы деятельности организации по отдельным структурным подразделениям и предприятия в целом.

Отдел кадров – самостоятельная структура, поэтому Положение является обязательным. Разрабатывается документ для закрепления задач и функций кадровой службы.

Требования к оформлению:

• заглавие должно содержать реквизиты внутренней документации предприятия;
• название организации;
• наименование документа, дату и место его оформления;
• разделы – «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения. Связи».

Каждый раздел должен начинать с ново строки и нумероваться арабской цифрой. Составляет Положение руководитель организации, право подписи и утверждения документа также принадлежит ему.

В отдельный пункт стоит внести перечень документов, которыми руководствуется кадровая служба в процессе деятельности.

Каковы обязанности (номенклатура дел)

Номенклатура – обязательный список дел, формирующихся в процессе деятельности организации.

Используется для:

• установления единого порядка для формирования дел;
• учетного обеспечения;
• быстрого поиска документации;
• установления срока хранения дела.

Перечень дел будет зависеть от направления деятельности организации. При оформлении номенклатуры следует брать во внимание текущие дела и задачи, планируемые выполнить в будущем году.

Дела должны размещаться по степени их важности. При определении срока хранения дел можно руководствоваться типовым перечнем документов, принятым в 2010 году.

Единого списка документов не предусмотрено, нормативные акты устанавливают лишь отдельные из них.

Номенклатуры подразделяют на следующие виды:

При составлении номенклатуры следует высветить следующие разделы – «Индекс дела», «Заголовок», «Количество», «Сроки хранения», «Номер» и «Примечания».

Номенклатуру составляют каждый год, в последнем отчетном квартале. По окончанию года ее следует утверждать в архиве.

Разделами документа являются подразделения организации — бухгалтерия, канцелярия и прочие. Если таковых не существует, то разделами могут являться направления деятельности предприятия.

Какие должности имеются (структура)

На структуру кадровой службы влияют – направление деятельности организации и численность сотрудников. Состав и численность сотрудников отдела кадров утверждает директор организации.

Главой кадровой службы является начальник отдела кадров. Остальные (заместители, помощники, специалисты) подчиняются ему. Если отдел кадров имеет несколько подразделений, то каждое из них возглавляет начальник.

В обязанности инспектора кадров входят:

• формирование личных дел сотрудников;
• оформление приказов;
• , их заполнение;
• работа с документацией;
• оформление больничных листов;
• ведение контроля по дисциплине.

В своей структуре отдел кадров имеет такие отделы:

• организация труда;
• подбор сотрудников;
• переквалификация персонала;
• планирование продвижения;
• аттестация;
• охрана труда.

Должности могут быть следующие – инженер организации труда, табельщик, трудовой экономист и прочие.

Каждая из должностей имеет свои обязанности, которые должна строго выполнять. Инженер по трудовой организации обязан:

• разрабатывать меры для усовершенствования трудовой деятельности;
• проводить аттестацию;
• анализировать условия производственной деятельности.

К каждой должности выдвигаются требования – наличие полного высшего образования, определенный стаж работы в данной сфере.

Составление плана работы

Деятельность структурных подразделений организации необходимо планировать таким образом, чтобы она была направлена на успешное завершение дел.

План мероприятий можно составлять на месяц, квартал или год. Процесс принято делить на такие этапы:

Во время разработки плана мероприятий важно учитывать задачи и требования законодательства:

Определенные мероприятия можно планировать на конкретный месяц, например, проверка личных дел или повышение уровня квалификации.

Заключительным этапом является утверждение плана работы кадровой службы и его согласование с начальством.

Какие документы должны быть

Учредительные документы являются обязательными в любой организации. Документооборот отдела кадров состоит из:

Кадровая служба (КС) организации – структурное объединение, выполняющее обязанности по контролю над персоналом. Первоначальная задача КС – обеспечение оптимизации процесса труда. Рассмотрим, как организована эта служба.

Уровень компетентности управления КС и пределы полномочий в процессе руководства предприятием можно разделить по типам:

• Полная подчиненность КС управленцу по администрированию (все координирующие схемы заключены в единой подсистеме).
• Прямое подчинение КС директору предприятия.
• Кадровая служба имеет статус второй ступени руководства после руководителя организации.
• В руководство предприятия включена КС.

Организационная схема кадровой службы зависит от многих факторов, например:

• Вид деятельности предприятия.
• Штатный объем фирмы.
• Уровень управленческого потенциала КС и пр.

Организационная структура отдела персонала

Организационная структура отдела персонала должна соответствовать установленным требованиям и возможностям:

• Возможность быстрого реагирования на изменения и дополнения, связанные с кадровым учетом.
• Оптимизация функций сотрудников с последующей передачей прямого контроля нижнему управленческому звену.
• Распределение и закрепление функциональных назначений внутри организации.
• Регулирование и обеспечение рационального количества работников, находящихся в подчинении у определенного управленца.
• Соблюдение прав, обязанностей (ответственности за их несоблюдение) работников предприятия.
• Четкое распределение организационных полномочий.
• Минимизация затрат, направленных на создание и функционирование управленческой структуры.

Это неполный список того, чем занимается отдел кадров. На разработку схемы организационной структуризации оказывают влияние несколько групп факторов:

• Особенности устройства и деятельности организации.
• Использование рабочих технологий и вид производства.
• Стиль корпоративной этики и персональные нюансы.
• Разработка или следование эффективным существующим схемам структурной организации.

На проектирование организационного устройства кадровой службы организации может влиять как один, так и сразу несколько факторов. За исходные данные берут показатели:

• Число ступеней руководства.
• Численность персонала.
• Тип управленческой структуры.

Структура отдела кадров объединяет два уровня управления – функциональный и линейный. Именно функциональный тип управления позволяет отобразить функциональное разделение между руководящим составом предприятия и подразделениями. Для построения функционального управления, закрепления технологической последовательности производства за каждым руководителем (или уполномоченным лицом) используют принцип матрицы.

Чем занимается отдел кадров

Должностные обязанности отдела кадров сформулированы в ТК РФ.

Основное внимание кадровой службы направлено на реализацию эффективного управления штатными ресурсами предприятия. Сюда относится:

• Усовершенствование отношений в рабочем процессе.
• Оценка профессионального соответствия при выборе соискателя на должность.
• Разработка и внедрение обучающих программ и социальных проектов для сотрудников фирмы.
• и пр.

Действия КС носят преимущественно аналитический характер при организации рабочего процесса. Подобная деятельность требует регулярных внутренних нововведений, обучения новых специалистов для последующей работы в КС организации, разработки программы обучения для приобретения профессиональных навыков в соответствии с современным течением.

Подобные действия обусловлены необходимостью качественного выполнения ряда функциональных задач кадровой службы:

• Установление квалификационного уровня в соответствии с текущими экономическими требованиями.
• Контроль увеличения затрат на обеспечение рабочего процесса.
• Формирование корпоративной политики с учетом установленного многонационального сочетания сотрудников, нанятых на отечественном рынке труда, и привлеченных иностранных специалистов.
• Отдел по подбору персонала занимается урегулированием рабочих отношений в соответствии с ТК РФ.
• Разработка и внедрение возможности обеспечения работы сотрудников, используя удаленный доступ к ресурсам организации.

Условно можно выделить два функциональных направления КС:

1. Управленческий контроль трудовых отношений.
2. Документальное фиксирование условий трудового соглашения.

Контроль трудовых отношений означает:

• Штатное планирование.
• Укомплектование персонала предприятия.
• занимаемой должности.
• Обучение и предоставление возможности профессионального роста работников организации.
• Использование системы поощрения и роста в социальной сфере.
• Обеспечение и соблюдение безопасных условий труда.

Условия трудового соглашения должны быть документально зафиксированы. Документы отдела кадров:

• Распоряжения, приказы.
• Заполнение установленных учетных информационных форм.
• Оформление и последующее ведение трудовой документации сотрудника.
• Формирование .
• Консультационные услуги.
• Расчет графика рабочего времени.
• Выдача документов, требующихся сотруднику для получения разного рода выплат (льготы, пособия, пр.).

Обширный функциональный ряд КС требует качественного подбора сотрудников на должности в отделе кадров.

Организация работы отдела кадров

Количество специалистов для КС обосновано рациональным разграничением и стабилизацией рабочего процесса каждого отдельного предприятия. Для этого используют «Квалификационный справочник», в котором обозначены должности:

• управленческий состав;
• специалисты;
• технические исполнители.

Каждой обозначенной должности соответствует характеристика, включающая обязательные предписания:

• круг обязанностей, возлагаемых в связи с занимаемой должностью;
• специальные знания;
• квалификационные требования.

Организация работы происходит в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных задач службы. Каждый работник должен обладать специализированными знаниями и навыками:

• Полное владение информацией об области, специфике ведения деятельности предприятия.
• Управленческие и лидерские качества.
• Обучаемость.
• Владение основами финансового формирования.
• Дипломатические навыки и пр.

Большинство кадровых служб организаций предоставляют следующие вакансии:

1. Руководитель службы управления персоналом.
2. Менеджер:
   • по кадровой работе;
   • социальным льготам;
   • компенсации;
3. Специалист:
   • по работе с соискателями;
   • по обучению;
   • по трудоустройству;
   • кадрового делопроизводства.

Наличие должностей определяется спецификой предприятия и функциональными задачами кадровой службы.

Производство каждой страны и каждой отрасли зависит от ряда факторов. Одним из важнейших факторов, влияющих на уровень производительности труда, а, следовательно, и эффективности производства, являются кадры (персонал) предприятия.

Кадры - наиболее ценная и важная часть производительных сил общества. В целом эффективность предприятия зависит от квалификации служащих, их расстановки и использования, что влияет на объем и темпы прироста вырабатываемой продукции, использование материально- технических средств. То или иное использование кадров прямым образом связано с изменением показателя производительности труда. Рост этого показателя является важнейшим условием развития производительных сил страны и главным источником роста национального дохода.

Так как же заставить рабочую силу работать наиболее эффективно? Ответ на этот вопрос лежит в основе любой кадровой политики.

Цель данной работы состоит в раскрытии роли кадровой службы в организации.

Для достижения данной цели требуется решить ряд задач:

1. раскрыть сущность кадровой политики;

2. выявить основные принципы построения кадровой службы организации;

3. показать роль службы отдела кадров в управлении персоналом.

Предметом исследования является кадровая служба предприятия. Объектом - управленческая деятельность этой службы.

1.Кадровая служба организации

1.1. Понятие кадровой службы

Кадровая служба предприятия - совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятия вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, технические исполнители), призванные управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Этапы формирования кадровой службы предприятия:

1. Структуризация целей системы УП.

2. Определение состава функций управления, позволяющих реализовать цели системы.

3. Формирование состава подсистем оргструктуры кадровой службы.

4. Установление взаимосвязей между подсистемами оргструктуры кадровой службы.

5. Определение прав и ответственности подсистем.

6. Расчет трудоемкости выполняемых работ и численности персонала кадровой службы предприятия.

7. Построение конфигурации оргструктуры кадровой службы предприятия.

1.2. Роль и место кадровой службы в достижении целей организации Роль и значение кадровых служб повышались по мере возрастания роли человеческого фактора на производстве, сложности выживания и достижения финансового успеха фирм в современной рыночной экономике. Так, в 20-х годах текущего века задачи специалистов по управлению персоналом концентрировались в основном на вопросах социальной психологии по разрешению конфликтов между персоналом и администрацией, представляющей интересы субъекта собственности. В послевоенный период и вплоть до 60-х годов функции кадровых служб сосредоточивались на проблемах производственного персонала ("синих воротничков"), причем функциональные задачи еще не имели предметной определенности.

Следует иметь в виду, что кадровая служба на капиталистических предприятиях в течение многих лет считалась вспомогательным подразделением.

В середине XX в. на частных и государственных предприятиях Запада под влиянием профсоюзного движения, социального законодательства, коллективных переговоров и общего экономического роста, позволившего улучшить социальный статус трудящихся, кадровая служба постепенно расширила свои функции. К существовавшим ранее техническим, обязанностям сотрудников отделов (управлений) кадров, как-то: прием на работу, организация профессиональной подготовки, изучение квалификации работников, увольнение с работы, юридические вопросы, оформление продвижения по службе и т.п. - добавилась функция "человеческие (социальные) отношения" в качестве самостоятельного направления работы.

По мере образования специальных отделов и управлений по вопросам социальных отношений (человеческих отношений, трудовых отношений) стала вырисовываться политически значимая функция работников службы кадров, которым надлежит вступать в контакты с профсоюзными организациями, предупреждать возникновение конфликтов и предлагать администрации предприятий соответствующую линию поведения. Благодаря сочетанию технических и политических функций кадровая служба на Западе встала в один ряд с другими службами предприятия.

По мнению западных ученых и специалистов, когда на современных предприятиях возникают технологически замкнутые системы производства, социально-трудовые отношения приобретают децентрализованный характер, основное значение в них придается месту и роли личности в коллективе. Отсюда меняются и функции кадровой службы, которая перестает быть "пожарной командой" для тушения очагов социальной напряженности. Отныне ее главной задачей становится разработка политики занятости, позволяющей на всех уровнях воспринимать необходимые технологические нововведения. Разработка этой политики включает в себя такие элементы, как переподготовка кадров, их продвижение, оценка работы и т.п. Ставится задача на всех уровнях поощрять овладение другими специальностями и готовность к учебе. В организационном плане кадровая служба должна стремиться к децентрализации и сокращению иерархических ступенек при решении тех или иных вопросов.

Начиная с 70-х годов в США утвердилось понятие "человеческие (людские) ресурсы", а большинство фирм и компаний отказалось от традиционного наименования кадровых служб "управление персоналом", заменив его на "управление людскими ресурсами". Смена названия отразила расширение функций кадровых служб и возросший профессионализм "кадровиков", а также закрепила ряд нововведений в методах кадровой работы.

Для многих эффективно функционирующих организаций главным сегодня является вопрос о том, как преодолеть разрыв между развитием инновационных стратегий, созданием новых продуктов, организационных структур, с одной стороны и правильного использования и развития трудового потенциала - с другой. Особую роль здесь играют службы персонала. Сегодня по своим функциям, уровню, профессиональной компетенции работников, техническому оснащению, используемому методическому инструментарию службы управления давно переросли те офисы по хранению кадровой информации, с которых их деятельность начиналась много лет назад.

Происходящие изменения не означают, что традиционные функции отделов кадров исчезнут. Набор на работу, подготовка, вопросы, связанные с заработной платой, распределением льгот, а также отношениями в промышленности (industrial relations), по-видимому, всегда останутся в ведении служб управления персоналом. Вместе с тем радикально трансформируется "контекст", в котором выполняются эти функции. Так, в связи с повышением значения децентрализованного принятия решений, планов участия рабочих в управлении и капитале при одновременном сокращении уровней управления отдел кадров должен обеспечить как рядовых сотрудников, так и руководство активным линейным участием и услугами консультационных служб. Службы управления персоналом, вероятно, станут меньше по размеру, но при этом будут укомплектованы более квалифицированными людьми с высоким уровнем образования. Эти службы призваны обеспечить более полное сочетание интересов работников с интересами организации, повышение их заинтересованности в росте эффективности труда и улучшении количественных и качественных его показателей. Одновременно эти службы должны следить за ростом кадров, их подготовкой к постоянно меняющимся условиям производства.

Службы управления персоналом в настоящее время должны рассматриваться в числе ведущих структурных подразделений организации.

1.3. Функции, полномочия и основные роли кадровых служб

Основным содержанием работы КС стало, во-первых, обеспечение организации трудовыми ресурсами высокого качества (планирование потребности, активные методы отбора и найма, управление потерями, анализ текучести и т.п.); во-вторых, развитие кадров (подготовка и повышение квалификации, планирование карьеры, оценка и др.); в-третьих, их поддержка и стабилизация (совершенствование стимулирования труда и социальных выплат, медицинского обслуживания, техники безопасности).

Об этом можно судить по перечню направлений деятельности кадровых служб. Значительная часть времени расходуется на решение штатных проблем (набор, отбор, ориентация, оценка, дисциплина). Следующее по величине направление - компенсации и пособия, далее - обучение, повышение квалификации и, наконец, трудовые отношения. Другие направления деятельности занимают 5% и менее времени в работе отдела управления персоналом.

Распределение фонда времени между функциями, связанными с управлением персоналом, показано в табл. 10.1.1.

Таблица 10.1.1. Распределение фонда времени между функциями, связанными с управлением персоналом *

Функции управления персоналом Затраты времени, %

Трудовые отношения 17

Учет и делопроизводство 10

Программы управления персоналом 24

Организация заработной платы 16

Условия труда, ТБ 10

Обучение персонала 9

Программы равных условий занятости 8

Вахтенные службы, обеспечение секретности 5

* Консультант директора. 1995. № 8. C. 18-19.

В современной предпринимательской деятельности отдел кадров на предприятии часто является одной из важнейших структур, так как его обязанности прямо влияют на законность оформления деятельности компании и трудовых взаимоотношений с сотрудниками. Но далеко не все работодатели и даже профильные специалисты знают, чем занимается отдел кадров в каждой конкретной ситуации, так как его функции могут серьезно отличаться в зависимости от субъектов хозяйствования.

Отдел кадров – что это такое

В первую очередь, отдел кадров — это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства. То есть – оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Таким образом, фактически является посредником между работодателем и сотрудниками, который обеспечивает должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений.

Следует понимать, что хоть и непосредственно кадровая служба формируется в первую очередь как минимум в средних и крупных предприятиях, её функции и обязанности в любом случае должны исполняться. Так, функции отдела кадров может исполнять индивидуальный предприниматель лично, бухгалтер или юрист предприятия, или даже привлеченный по принципу сторонний специалист в зависимости от конкретных потребностей в ведении кадрового делопроизводства.

Часто на отдел кадров возлагаются и дополнительные обязанности по управлению персоналом и менеджменту организации. Основными нормативными документами, в соответствии с которыми работает отдел кадров являются:

• Трудовой кодекс Российской Федерации. Именно на основании данного документа проводится большинство процедур, входящих в сферу кадрового делопроизводства.
• Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004. Данное постановление ввело унифицированные формы учета, используемые в кадровом делопроизводстве. С 2013 года, однако, они стали необязательными к применению, но на большинстве предприятий используются до сих пор.
• Постановление Правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление регламентирует . Непосредственная же инструкция их заполнения, которую также необходимо учитывать кадровым работникам, регламентируется Постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003.
• Постановление Правительства №719 от 27.11.2006. Означенный документ регулирует ведение в организациях воинского учета, которое чаще всего также возлагается на кадровиков предприятия, однако – может быть делегировано и отдельному подразделению в рамках организации.

Нормативы вышеозначенных документов – это основы правового регулирования деятельности кадровых сотрудников. Кроме них кадровикам необходимо также разбираться и в локальных нормативных актах, действующих у конкретного работодателя. Также следует понимать, что в отдельных государственных службах может быть предусмотрен и иной порядок осуществления кадровых процедур, который также может регулироваться отдельными федеральными или региональными нормативными документами.

Функции и обязанности отдела кадров – чем он занимается

На практике же ответ на вопрос, чем занимается отдел кадров, как уже было упомянуто ранее, может отличаться в зависимости от конкретных особенностей отдельных субъектов хозяйствования. Но в общем случае, к сфере ответственности кадровой службы можно отнести следующие функции в рамках предприятия:

Помимо вышеопределенных основных функций, присущих большинству кадровых отделов, также современное кадровое дело может включать в себя и дополнительные функции, к которым относятся:

• Инновационная. Данная функция заключается в том, что эффективный отдел кадров должен постоянно совершенствовать методики документооборота на предприятии и кадровую политику в целом.
• Социальная. Работа современных кадровиков зачастую включает в себя отнюдь не только формальное исполнение требуемых нормативов, но и выполнение полного спектра обязанностей, связанных с управлением персоналом, созданием качественного психологического микроклимата в коллективе и мотивацией работников.

Если же рассматривать более конкретные примеры обязанностей отдела кадров и его работников, выглядеть они могут следующим образом:

• Определение потребностей предприятия в определенных работниках. Именно на кадровых специалистов возлагается часто принятие финальных решений о необходимости привлечения отдельных работников, например – на основании заявок иных структурных подразделений предприятия и сравнении их со сведениями о финансовых возможностях компании.
• Поиск подходящих сотрудников и обеспечение их приема на работу. Сотрудники отдела кадров чаще всего проводят поиск подходящих соискателей на имеющиеся вакансии и обеспечивают их эффективное заполнение, а также первичный контроль знаний соискателей. На этом этапе также важно сотрудничество с фактическими подразделениями, нуждающимися в работниках.
• Ведение . Кадровиками составляется штатное расписание, корректируется в связи с различными событиями – увольнениями работников, уходом их в отпуска и на больничные, обеспечивая непрерывную деятельность организации.
• Работа с . Ведение трудовых книжек, их хранение, выдача, внесение в них записей и – все это прямые задачи кадровой службы предприятия.
• Оформление локальных нормативных актов. Именно кадровая служба часто разрабатывает и фактически внедряет внутреннюю документацию предприятия с условием совместного её рассмотрения с непосредственным руководством.
• Повышение квалификации работников. Рассматриваемая служба также часто имеет в качестве одной из обязанностей контроль знаний сотрудников и обеспечение регулярного прохождения ими мероприятий по повышению квалификации и обучению.
• Ведение . Несмотря на то, что законодательство требует организовывать отдельный стол воинского учета на предприятии, в большинстве случаев он входит в кадровую структуру организации.
• Ведение документооборота в кадровой сфере. Выдача работникам справок и документов об их трудоустройстве, регистрация и архивирование приказов работодателя – весь этот документооборот может осуществляться не только канцелярией, но и кадровиками, особенно при отсутствии отдельной канцелярии в рамках организации.
• Анализ кадровой политики и текущей кадровой структуры предприятия. Отдел кадров должен проводить фактические исследования эффективного использования трудовых ресурсов и предлагать определенные меры по оптимизации действующих процессов.
• Обеспечение дисциплины на предприятии. Вынесение работникам и выдача поощрений чаще всего также согласовываются именно с отделом кадров компании.

Это – лишь небольшой перечень основных обязанностей отдела кадров. Если же на предприятии действуют прогрессивные модели HR-менеджмента, которые также часто возлагаются на кадровиков, то спектр их обязанностей может быть еще более широким. И учитывая основные обязанности данных сотрудников, необходимо отметить, что означенная структура практически во всех аспектах своей деятельности должна контактировать с другими звеньями рабочего процесса.

Отличия отдела кадров от HRM-отдела

Понятия кадрового дела и HR часто в российском бизнесе считаются тождественными, однако это не так. В первую очередь, следует отметить, что основной задачей отдела кадров является именно выполнение всех процессуальных требований законодательства. В то время как отдел HRM (human resource management) – управления персоналом, занимается фактической организацией труда. Однако на практике данные понятия часто могут быть реализованы и в рамках одного структурного подразделения.

Но все же, кадровые работники чаще всего не обязаны заниматься эффективным поиском и тестированием высококвалифицированных специалистов, обеспечивать поддержание рабочего микроклимата, проведение тренингов и социальных исследований. В то же самое время, от HR-специалистов может не требоваться знаний фактических процессуальных нормативов и требований законодательства. В первую очередь – они должны обеспечивать практически эффективные и действенные методы управления и использования персонала в трудовой деятельности, а не следить за документооборотом и требованиями законодательства.

Другие нюансы деятельности кадровой службы в организации

Как можно понять из основных принципов работы кадрового сегмента, данная структура не может обходиться без постоянной взаимосвязи с иными структурными подразделениями предприятия. При этом взаимодействует отдел кадров как с админстративно-управленческим персоналом предприятия, так и с простым производственным персоналом в той или иной мере. С точки зрения взаимодействия со структурными подразделениями, наиболее часто контакты осуществляются с:

Особое внимание следует обратить работодателям на численность сотрудников отдела кадров. В среднем, практика демонстрирует, что в большинстве случаев для реализации основных кадровых функций достаточно одного сотрудника на приблизительно 100 человек работников. Однако, если предприятие реализует и HR-методы эффективного и постоянного управления персоналом, занимается инновационными и внутренними социальными вопросами в организации, то целесообразным может оказаться и привлечение одного специалиста на 20-50 работников организации в зависимости от конкретных задач, которые устанавливаются перед кадровой службой.

На небольших же предприятиях наличие полноценного кадрового отдела не является обязательным в принципе. Так, распространена практика, когда все функции кадровиков выполняет сам индивидуальный предприниматель или директор. Либо же – они передаются юристам или бухгалтерам, имеющим должные навыки, образование или опыт работы. Еще одним способом организации работы предприятия без кадрового отдела может быть привлечение сторонних специалистов или кадровых агентств, в том числе и в формате – особенно этот подход будет актуальным в случае необходимости исполнения именно сугубо процессуальной функции кадровой службы.

Роль кадровой службы в стратегическом управлении организации

В настоящее время меняющаяся кадровая политика приводит к пересмотру руководителями многих организаций своих взглядов на положение кадровых служб, а также к переоценке места и значения этих служб в организации. В связи с этим роль кадровых служб значительно повышается.

В современных условиях работники кадровых служб должны:

полноправно участвовать в проведении кадровой политики;

принимать активное участие в анализе проблем работников организации;

предвидеть потребность в создании новых рабочих мест и ликвидации части устаревших рабочих мест;

изучать новые тенденции.

Учитывая возросшую значимость и многопрофильность работы с людьми, прежние кадровые службы преобразовываются в службы персонала, или человеческих ресурсов. Во многих организациях отделы человеческих ресурсов занимаются широким комплексом вопросов и играют важную роль в развитии организации. В таких предприятиях службы персонала возглавляются вице-президентами, занимающими вторые места в управленческой иерархии. Как правило, это молодые, энергичные люди, обладающие гибким и прогрессивным мышлением и широким взглядом на вещи. Без их участия не принимается ни одно серьезное решение.

В наших условиях повышение роли кадровых служб обусловлено следующими причинами:

переходом от дефицита к избытку трудовых ресурсов и сокращением численности персонала;

возрастанием интенсивности труда, требующей более высокой квалификации;

расширением функциональных обязанностей работников кадровых служб и повышением их самостоятельности в решении кадровых вопросов.

Руководители различных организаций осознают, что сектор руководства работниками предприятия должен быть интегрирован в систему общего руководства и стратегического планирования. Играя важную роль в стратегическом планировании, руководители также должны быть хорошо знакомы с другими аспектами работы организации – инвестициями, маркетингом, рекламой, контролем продукции, применением компьютерной техники, научными разработками и развитием организации, выполнением которой занимаются приглашенные на работу различные специалисты.

При анализе кадровой политики любой организации используются следующие критерии оценки:

количественный и качественный состав персонала (численность различных категорий работающих, в том числе мужчин и женщин, пенсионеров и т. д.);

уровень текучести кадров;

гибкость проводимой политики, учет меняющихся условий;

степень учета интересов работника и производства и наличие индивидуального подхода к работникам организации.

Ведущие специалисты в области управления персоналом утверждают, что роль специалистов по персоналу будет постоянно возрастать. Основные тенденции в изменениях в кадровом менеджменте прогнозируются следующие:

увеличится ценность квалифицированных работников;

станут более эффективными программы обучения;

улучшится планирование персонала;

возрастет роль планирования карьеры и развития персонала (область планирования карьеры преобразуется в непрерывный ряд программ управления кадрами, включающих программы раннего выявления работников с управленческими наклонностями и потенциалом руководителя и программу их индивидуальной подготовки);

расширится зависимость управления персоналом от компьютерных технологий;

новые технологии будут ускорять необходимость регулярного обучения и совершенствования рабочей силы для поддержания конкурентоспособности организации;

предприятия с разветвленной организационной структурой, состоящей из отделений и организаций, будут продолжать процесс децентрализации функций управления персоналом, появится проблема контроля управления работниками на расстоянии.

Цели, задачи и функции кадровой службы

Основной целью деятельности кадровой службы является реализация кадровой стратегии в соответствии со стратегией организации. Основную роль в управлении персоналом организации играет кадровая служба, выполняющая определенные задачи и функции.

Основные задачи кадровой службы

Основными задачами кадровой службы является выбор направлений кадровой работы, а также представление о целях работы с персоналом, конкретизированных с учетом условий, в которых работает организация. Кадровая служба обязана обеспечить работу персонала организации, что является гарантией ее эффективной деятельности. Наиболее важными задачами кадровой службы являются:

определение текущей и перспективной потребности в кадрах, выполняющих требуемое количество работы определенного качества в необходимый момент времени на определенном месте;

управление кадровыми процессами (изучение и анализ рынка труда, подбор, адаптация, профориентация, профотбор, контроль за текучестью);

организационное и методическое обеспечение развития системы управления кадрами, проведение конкурсов на замещение вакантных должностей;

развитие персонала, формирование резерва, продвижение, разработка индивидуальных планов карьеры;

закрепление кадров и стимулирование высокой производительности;

прогнозирование, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, уточнение потребности в подготовке специалистов по прямым связям с учебными заведениями, разработка и реализация мер по формированию трудового коллектива;

организация эффективной деятельности работников (расстановка кадров в соответствии с задачами, с учетом склонностей и квалификации, контроль за организацией рабочих мест, условиями труда);

планирование и регулирование профессионального, квалификационного роста кадров, процессов их высвобождения и перераспределения;

социально-психологическая диагностика персонала;

анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненного;

управление производственными и социальными конфликтами;

маркетинг персонала;

планирование и контроль деловой карьеры;

оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

информационное обеспечение системы управления кадрами;

организационно-методическое обеспечение профессиональной, экономической, идеологической учебы, подготовки и переподготовки кадров, планирование этой работы с учетом потребностей производства, направление работников в различные учебные заведения и на стажировку на передовые предприятия и в организации, обучение руководителей первичного звена передовым методам и формам работы с кадрами;

профессиональная и социально-психологическая адаптация;

управление трудовой мотивацией;

изучение профессиональных, деловых и личностных качеств работников на основе аттестаций, психологических и социальных исследований, разработка рекомендаций по рациональному использованию кадров в соответствии с их способностями;

регулирование правовых вопросов трудовых отношений;

управление движением к взаимной выгоде работников, коллективов, групп предприятий, общества;

обеспечение участия работников в управлении;

организация работы по профессиональной ориентации молодежи, адаптации молодых специалистов, изучение причин текучести кадров, динамика изменений в трудовом коллективе, разработка мер по стабилизации и совершенствованию социальной и демографической структуры коллектива организации;

развитие и поддержание на высоком уровне качества жизни, которое делает работу в организации желанной;

эффективное использование всех форм материального и морального стимулирования работников в соответствии с их трудовой деятельностью и с учетом общественного мнения, укрепления психологического климата в коллективе;

совершенствование деятельности кадровой службы.

При характеристике в целом содержания деятельности кадровой службы можно выделить следующие основные задачи:

решение основных проблем (набор, отбор, ориентация, оценка, дисциплина);

компенсация и пособия;

трудовые отношения;

обучение, повышение квалификации.

Конкретизация задач кадровой службы производится в положении о кадровой службе, которое формируется на основе типового положения о кадровой службе.

Основные функции кадровой службы

В настоящее время нет единого определенного взгляда или документов, регламентирующих деятельность кадровой службы. В разных организациях они могут быть разными с общей методологической основой кадровой работы. Чтобы кадровая служба стала координирующим центром по формированию системы управления персоналом, необходимо постоянно расширять и обогащать ее функции.

Основными функциями кадровой службы являются:

реализация стратегических и тактических целей организации;

постоянное прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе;

систематический анализ кадрового потенциала;

кадровое планирование, включающее: оценку наличных ресурсов (содержание работ и имеющегося персонала); оценку будущих потребностей в кадрах на основе соотношения предложения рабочей силы со спросом и стратегией развития организации; разработку программ удовлетворения будущих потребностей. Чтобы прогноз выполнить правильно, следует учитывать среднюю текучесть кадров и естественное выбытие (выход на пенсию, смерть и др.); организацию набора персонала (создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям); отбор персонала (оценка кандидатов на рабочее место и отбор лучших из резервов, созданных в ходе найма). При отборе персонала учитывают профессиональные, образовательные, организационные и личностные качества кандидата. К основным методам отбора относятся: испытание, оценка способностей, собеседование. Осуществляя отбор, кадровая служба проводит предварительное собеседование и изучение претендентов для сопоставления имеющейся у нее информации о деловых и личностных качествах с квалификационными характеристиками вакантных должностей. Кадровая служба подготавливает рекомендации о возможном использовании претендента;

Вы прочитали ознакомительный фрагмент! Если книга Вас заинтересовала, вы можете купить полную версию книгу и продолжить увлекательное чтение.