Порядок приема и оформления сотрудника на работу

Согласно нормам действующего законодательства, ввод в штат новых сотрудников должен оформляться по типовой схеме. Это позволяет работникам пользоваться всеми преимуществами официального трудоустройства, а предпринимателю не иметь проблем с налоговыми органами. До сих пор имеют место случаи нарушения трудового законодательства в части неверного оформления трудовых книжек или искажения информации в контрактах или приказах о приеме на работу.

Между администрацией предприятий и новыми сотрудниками обязывает кадровые службы отражать изменения в системе учета работников. Только законное оформление на работу гарантирует гражданам своевременное получение заработной платы, получение выходного пособия, оплаты больничных листов и отпускных. Порядок трудоустройства в Российской Федерации контролируется соответствующими службами и надзорными органами. При наличии нарушений при приеме на работу, граждане всегда имеют право обратиться в связи с нарушением их прав в соответствующие инстанции.

ТК РФ

Действующее трудовое законодательство призывает руководящих лиц предприятий действовать согласно букве Закона при приеме и оформлении на работу новых сотрудников. За нарушения общепринятых норм и правил на соответствующих должностных лиц могут налагаться штрафы или дисквалификация. Незнание Закона не освобождает от ответственности, поэтому сегодня на каждом предприятии уделяется особое внимание ведению кадрового учета, существуют специальные подразделения, ответственные за оформление приема и перемещений специалистов, рабочих и начальников.

Основным руководящим документов, регулирующим трудовые отношения в Российской Федерации является Трудовой Кодекс. Процесс оформления договоров с сотрудниками и их персональных книжек, подтверждающих трудовой стаж, описывается в главах 10 и 11 норматива. Если в организации только планируется организация учета и хранения документов, относящихся к штатным работникам, следует обращаться к положению Постановления Правительства 2003 года № 225 . Образцы таких документов как личная карточка работника или приказ о приеме на работу доступны пользователям в соответствующем Постановлении Государственного комитета статистики, его номер 1 от 2004 года.

Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу

Общая схема оформления вступающих в трудовые отношения включает несколько этапов. Если придерживаться такого порядка приема сотрудника на работу, это сэкономит время самим соискателям и исключит возможные штрафные санкции на организацию и ее ответственных лиц:

1. Прием и проверка представленных работником документов. Предварительное ознакомление с личностью кандидата может происходить по резюме или анкете. В любом случае, соискатель на должность в компании должен будет документально подтвердить полученное образование, стаж работы на предыдущих местах работы. Для подтверждения своих навыков можно представить характеристику с последней организации или свидетельства о повышении квалификации.
2. Для того чтобы в процессе исполнения трудовых обязанностей не было нареканий и спорных ситуаций, при приеме на работу кадровый сотрудник обязан ознакомить кандидата с правилами внутреннего трудового распорядка, действительными обязанностями, порядком субординации. Не помешает ввести в курс дела соискателя по таким вопросам, как правила со сведениями, составляющими корпоративную тайну и требования по ношению одежды (дресс-коду).
3. Следующим шагом в работе с кандидатом является ведение переговоров. Для этого потенциальному работнику дается для ознакомления стандартный контракт. Если гражданина все устраивает, договор подписывается обеими сторонами трудовых отношений. У каждого при себе остается оригинальная копия соглашения.
4. Официальное оформление в штат предприятия подразумевает издание соответствующего приказа. Если на работу принимается один гражданин, подготавливается форма Т-1. Для группы лиц издается приказ на бланке Т-1а. В содержании суточной выписки указываются основные условия приема и оформления на работу: полное наименование должности и подразделение, дату, когда работник приступает к своим обязанностям, оклад денежного содержания.
5. Оплата труда сотрудников предприятия осуществляется на основании выписки из приказа. На работника оформляется карточка стандартной формы Т-2, в которой своевременно заносятся все изменения относительно специалиста или начальника (повышения, новые надбавки и другие виды начислений).
6. Последним этапом оформления на работу становится запись в трудовую книжку, которую представил работник. Если для гражданина это первый выход на работу, ему открывается новый бланк, который оплачивается самим наемником. отправляется на хранение в кадровую службу, но при этом сотрудник всегда имеет право ознакомиться с ее содержанием, а также запросить надлежащим образом заверенную выписку.

Какие документы необходимы для оформления сотрудника на работу?

Работа с соискателем при рассмотрении его кандидатуры включает идентификацию и проверку трудовой истории. Подтвердить запросы представителя организации, нуждающейся в новых кадрах, можно по оригинальным документам или справкам, полученным в соответствующих ведомствах. Стандартный список документов, которые должен иметь при себе кандидат при приеме на работу, следующий:

• Паспорт или иное удостоверение личности. По этому документу можно проверить большинство основных параметров гражданина, включая его возраст, место прописки. При поступлении на гражданскую государственную службу необходимо быть в готовности к тому, что паспорт могут проверить на предмет законности его получения;
• Документы, подтверждающие уровень квалификации и образования. К заявлению приема на работу или прохождение конкурса прикладываются дипломы и свидетельства об окончании учебных заведений;
• Поступление на работу подразумевает продолжение работником не только трудовой деятельности, но и продление истории в государственных фондах. Для подтверждения нахождения на учете в фондах граждане предоставляют страховое свидетельство и справку о доходах с предыдущего места работы ();
• В настоящее время за работодателями закреплена обязанность представления сведений по гражданам, стоящим на учете в военных комиссариатах. Поэтому лица, уклоняющиеся от прохождения воинской службы, устроиться на работу, не смогут.

Дополнительная информация

К числу дополнительных документов, которые может затребовать кадровая служба от соискателя при оформлении, относятся характеристика с прошлого места работы (рекомендация), свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и даже справки о прохождении медицинской комиссии или отсутствии судимости. Как видно, трудоустройству в настоящее время уделяется особое внимание. Представление заведомо подложных документов или «липовых» справок является прямым нарушением законодательства. В лучшем случае, работодатель при выявлении таких случаев, произведет увольнение по статье 81 Трудового Кодекса . В худшем, может отправить материалы в прокуратуру для проведения дальнейшего разбирательства.

Оформление трудовой книги

Трудовая книжка является основным документом, который подлежит оформлению при регистрации трудовых отношений. Записи в бланке осуществляются на свободном месте последовательно. Содержание текста включает полное и сокращенное наименование юридического лица (индивидуального предпринимателя), должность при успешном прохождении конкурса . Если работник оформляется переводом или ему присуждается соответствующая рабочему месту категория, это отражается записью. В трудовой обозначаются . Все записи в книжке заверяются лицом, ответственным за ведение кадровых документов

Образец оформления приема на работу

Проверка соблюдения норм трудового законодательства может коснуться любой организации. Во избежание недоразумений и возникновения спорных ситуаций, вызванных локальными трактовками приказной части, законодатель предусмотрел стандартные формулировки приказов о приеме на работу. Сегодня в российской практике используются две основные формы, которые являются унифицированными. Первая, это Т1, согласно которой проводится приказом один работник. Вторая форма Т1а служит для коллективного приема на работу группы сотрудников. Использование второго бланка остается на усмотрение работодателя, так как массовая текстовка может нарушить принципы конфиденциальности при доведении успешных испытаний кандидатам под роспись.

Применение формы используется практически на всех предприятиях Российской Федерации. Как правило, кадровые приказы ведутся отдельно, выписка формируется из листов унифицированных форм. Для заполнения Т1 разработаны рекомендации:

• В поле, где надлежит указывать наименование работодателя, следует указывать сведения из учредительных документов;
• Если заключение контракта с гражданином не подразумевает выполнение срочных работ, дата окончания договора остается незаполненной;
• Законодательно не запрещается указывать более раннюю дату приема на работу, в любом случае, с этим фактом работник будет ознакомлен под роспись;
• Сведения по занимаемой должности, отделе и прочих подразделениях вносятся строго в соответствии с имеющимся на предприятии штатным расписанием;
• Для заполнения данных по окладу, иным положенным выплатам, а также по испытательному сроку используется информация, отраженная в трудовом договоре;
• Приказ обязательно подписывается соответствующим должностным лицом, действующим в рамках своих основных обязанностей или назначенное таковым по приказу на время отсутствия основного подписанта.

Заключение трудового договора

Основным документом, который регулирует взаимоотношения работодателя и его наемного работника, является договор. Согласно гражданскому праву форма контракта при оформлении на работу чаще всего является свободной, однако в ней администрация предприятия использует не всегда выгодные для сотрудника условия. В своих действиях, организации опираются на практику, в том числе судебную.

Как бы то ни было именно трудовой договор обеспечивает гражданам гарантии и компенсации, а также определенные преимущества. Действующее законодательство в области охраны трудовых отношений обязывает работодателей заключать договора в письменном виде, в двух экземплярах для каждой из сторон. Основное назначение такого контракта – оформление соглашения между сторонами об условиях сотрудничества.

Внимание

Работник всегда имеет право отконтролировать свой прием на работу, запросив у кадровой службы выписку о включении в штат сотрудников. Вполне уместно будет попросить такой документ через три дня, - это срок, в течение которого уже бывшего кандидата должны ознакомить с выпиской из приказа по предприятию. Если гражданин обнаруживает отсутствие такого приказа, он вправе потребовать его издания от администрации либо обратиться в курирующие органы – трудовую инспекцию или органы прокуратуры.

Все возникающие споры по трудовым отношениям, в том числе ведущиеся в судебных инстанциях, основываются именно на договоре.

Прием на работу с испытательным сроком

В нормах трудового законодательства предусмотрены положения, защищающие как прав потенциальных работников, так и их потенциальных работодателей. Так, администрации предприятий имеют полное право устанавливать для граждан . В течение этого периода человек является полноценным сотрудником, получает положенные выплаты, но при этом результаты его деятельности находятся в зоне особого внимания. Этой нормой часто пользуются работодатели, которые решают перестраховаться даже в случае, если образование и опыт работы кандидата являются подходящими для заполнения вакантных должностей.

В Трудовом Кодексе предусмотрены несколько типов испытаний (по продолжительности), которые могут быть установлены принимаемым на работу новичкам:

• До двух недель;
• До трех месяцев;
• Не больше, чем на полгода;
• На год.

Дополнительная информация

Последние две продолжительности испытательного срока устанавливаются только по согласованию с профессиональными объединениями. Чаще всего такое ограничение устанавливается для лиц из состава высшего менеджмента, например, главным бухгалтерам или директорам компаний. Также большая продолжительность испытания устанавливается для граждан, поступающих на государственную службу.

Вместе с тем существуют категории кандидатов, которым испытательный срок при приеме на работу не устанавливается. В числе таких лиц:

• Поступившие на работу согласно результатам конкурса;
• Беременные женщины;
• Поступающие на работу впервые сразу после окончания высшего учебного заведения;
• Устраивающиеся н работу не более чем на 2 месяца;
• Избранные кандидаты;
• Лица из запаса.

Согласно общей практике испытательный срок используется для того чтобы принять окончательное решение о трудоустройстве граждан. Со стороны работодателя идет оценка способностей к труду, морально-деловых качеств и, главное, соответствия занимаемой должности. Работник же в свою очередь, также может принять окончательное решение о том, стоит ли ему оставаться в данной организации.

В период исполнения трудовых обязанностей запрещается не выплачивать заработную плату или иным способом ущемлять права нового сотрудника. Также запрещается устанавливать содержание в меньшем размере. Вместе с тем, законодательно не запрещается изменение штатного расписания. Так, например, в отделе продаж могут быть две аналогичные должности, но с разными окладами, правда проводить такие изменения необходимо заблаговременно.

Как и любой случай приема на работу, должен быть оформлен согласно действующим нормам законодательства. Информация о проведении испытания обязательно отражается в соответствующем приказе, но не заносится в трудовую книжку.

Нюансы

Трудоустройство, равно как и другие виды юридических прецедентов, имеют целый ряд особенностей. Соблюдение требований рассмотрения кандидатов согласно нормам законодательства гарантирует соискателям равные права, отсутствие дискриминации. Работодатели, в свою очередь, стремятся избавить себя от часто возникающих рисков, например, неправомерном отказе в приеме на работу или нарушения порядка заполнения квотируемых мест.

Так, граждане, которые нацелены на трудоустройство, вправе самостоятельно определять дополнительные документы, наличие которых может повышать их шансы поступить на службу. К числу таких свидетельств относятся справки об инвалидности, беременности или о рождении ребенка. В частности, таким категориям граждан, положены особые условия в организации режима труда и отдыха, что необходимо учитывать уже в процессе оформления в штат предприятия.

К сведению

Для случаев, когда кандидаты не представляют особенных документов, согласно которым можно бы было причислить их к льготной категории сотрудников, последние принимаются на общих основаниях, являющихся стандартными. Работодатели не несут ответственности в случае, если документ по какой-либо причине не был представлен соискателем.

Работники, выполняющие трудовые обязанности вне офиса

Первое упоминание об удаленных сотрудниках в российском трудовом законодательстве относится к 2013 году. Оформление таких работников в штат происходит также, вот только подписание договора о сотрудничестве происходит в электронном виде. Каждая из сторон накладывает электронную подпись на документ, после чего его можно считать официальным, имеющим юридическую силу. Правда, для проверки документов граждан, которые находятся в статусе кандидатов, им придется нотариально заверить свои документы и выслать по почте потенциальному работодателю. Если того требует необходимость, оригинальный трудовой контракт удаленному сотруднику всегда может быть выслан после официального оформления.

Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора.

Основаниями для возникновения трудовых отношений являются:

1) избрание (выборы) на должность;

2) избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности;

3) назначение на должность или утверждение в должности;

5) фактическое допущение к работе с ведома или по поручению работодателя.

Все взаимоотношения работника и работодателя оформляются трудовым договором, в котором указываются условия работы, оплата труда в обычных условиях, а также условия оплаты труда за сверхурочную работу, в вечернее и ночное время, в праздничные и выходные дни и т.п.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор заключается в письменной форме.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе.

Прием работника на работу осуществляется на основе личного заявления. Руководитель организации выполняет на заявлении согласительную отметку с указанием места работы, должности, начала работы, графика работы, порядка и способа оплаты труда. На основе заявления отдел кадров выпускает приказ о приеме на работу. При составлении приказов в них должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае приказы будут считаться окончательно оформленными и могут быть приняты к учету. Приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации.

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При первичном приеме на работу работнику выписывается трудовая книжка.

Работнику, проработавшему 6 месяцев в организации, может предоставляться очередной годовой отпуск. Продолжительность оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, из которых одна часть не может быть менее 14 календарных дней подряд. Для ряда категорий трудовой деятельности продолжительность отпуска может увеличиваться в соответствии с отраслевыми стандартами.

Основаниями прекращения трудового договора являются:

1) соглашение сторон;

2) истечение срока трудового договора;

3) расторжение трудового договора по инициативе работника;

4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя;

5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность) и другие причины.

Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы на прежнем месте.

Какие существуют виды трудовых взаимоотношений? О каких плюсах и минусах следует знать сотруднику, чтобы избежать разочарований после трудоустройства?

Ольга Кузьмина , директор кадровой компании, объяснила для портала сайт тонкости работы по договору гражданско-правового характера и трудоустройства по срочному и бессрочному трудовым договорам.

Работодатель, не желая нести дополнительную налоговую нагрузку, затраты на оплату больничного листа и отпуска сотрудника, предлагает заключить договор гражданско-правового характера.

Какие положительные и отрицательные стороны для работника можно отметить в договоре гражданско-правового характера?

Плюсы:

Сотрудник сам выбирает, когда выполнить свою работу. Для такой деятельности необходим высокий уровень самоорганизации.

Работнику не требуется приходить на работу в определенные часы и следовать правилам трудового распорядка.

Важно для работодателя: если эти пункты не прописаны в трудовом договоре ГПХ, то в случае обращения в суд данный документ может быть признан обычным трудовым договором, по которому сотруднику полагаются соответствующие выплаты. В результате с компании будут взысканы штрафы за их неуплату.

Минусы:

Не полагается оплачиваемый отпуск.

Не оплачивается больничный лист.

Все налоги по договору ГПХ оплачивает работодатель. Сумма вознаграждения в данном договоре указывается как вознаграждение с учетом налога на доходы физических лиц, которые компания в соответствующий период должна перечислить государству.

Случается, что работодатель настаивает на том, чтобы сотрудник зарегистрировался в качестве индивидуального предпринимателя, и в таком случае тоже заключает с ним договор ГПХ. Все преимущества и недостатки данного договора такие же, как описано выше, но ответственность за перечисление налогов на доходы будет нести ИП.

Сотрудник сам должен будет сдавать налоговую отчетность, следовательно, у работника появляется масса обязанностей перед государством, которые работодатель с себя благополучно снимает.

Если работодатель готов платить за вас налоги, оплачивать больничные листы и отпуска, то соискателю предлагается заключить трудовой договор бессрочный или срочный.

Срочный договор отличается указанием конкретных дат его действия или указанием проекта, на время которого принимается работник в силу того, что работодатель не готов в данный момент озвучить дату окончания проекта (то есть когда работы будут выполнены).

Особенности срочного договора:

Не может быть заключен сроком больше, чем на 5 лет, т.к. в этом случае он может быть признан бессрочным.

Если приходит срок окончания срочного трудового договора, работодатель обязан предупредить работника за 3 дня до его окончания, направив ему соответствующее уведомление, которое работник должен подписать. Если данное уведомление не было направлено в адрес работника своевременно, спустя неделю после окончания действия договора, то такие трудовые отношения признаются бессрочными. Соответственно, уволить сотрудника после несвоевременной отправки уведомления работодатель не имеет право, а работник имеет право обратиться в суд или трудовую инспекцию.

Плюсы и минусы для срочного и бессрочного трудового договора примерно одинаковые.

Плюсы:

Оплачиваемый отпуск в течение 28 календарных дней.

Оплата больничного листа.

Минусы:

Выполнение правил трудового распорядка организации, соблюдение графиков работы и перерывов на обед.

Возможно наложение соответствующих взысканий

Увольнение.

Бессрочный трудовой договор может быть расторгнут по двум причинам.

По инициативе работника - для этого он пишет заявление об увольнении с указанием сроков. Если работодатель не согласовывает предложенные сроки, то сотрудник должен отработать 14 календарных дней с того момента, как передал заявление в отдел кадров работодателя.

Для расторжения может быть использовано соглашение сторон. В нем указываются сроки увольнения, это может быть и один день, и две недели. По соглашению сторон работодатель может выплатить сотруднику определенную сумму в связи с уходом сверх оплаты отработанного времени или не выплачивать данную сумму, если работник и работодатель пришли к обоюдному согласию на этот счет.

По инициативе работодателя также расторгается бессрочный трудовой договор. Это оформляется как сокращение штатной единицы. Компания идёт на этот шаг в крайнем случае, когда невозможно расстаться с работником способами, описанными выше.

Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора.

Основаниями для возникновения трудовых отношений являются: 1)

избрание (выборы) на должность; 2)

избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности; 3)

назначение на должность или утверждение в должности; 4)

направление на работу по судебному решению о заключении трудового договора; 5)

фактическое допущение к работе с ведома или по поручению работодателя.

Все взаимоотношения работника и работодателя оформляются трудовым договором, в котором указываются условия работы, оплата труда в обычных условиях, а также условия оплаты труда за сверхурочную работу, в вечернее и ночное время, в праздничные и выходные дни и т.п.

Трудовые договоры могут заключаться: 1)

на неопределенный срок; 2)

на определенный срок не более пяти лет.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор заключается в письменной форме.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе.

Прием работника на работу осуществляется на основе личного заявления.

Руководитель организации выполняет на заявлении согласительную отметку с указанием места работы, должности, начала работы, графика работы, порядка и способа оплаты труда. На основе заявления отдел кадров выпускает приказ о приеме на работу. При составлении приказов в них должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае приказы будут считаться окончательно оформленными и могут быть приняты к учету. Приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации.

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При первичном приеме на работу работнику выписывается трудовая книжка.

Работнику, проработавшему 6 месяцев в организации, может предоставляться очередной годовой отпуск. Продолжительность оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, из которых одна часть не может быть менее 14 календарных дней подряд. Для ряда категорий трудовой деятельности продолжительность отпуска может увеличиваться в соответствии с отраслевыми стандартами. Основаниями прекращения трудового договора являются: 1)

соглашение сторон; 2)

истечение срока трудового договора; 3)

расторжение трудового договора по инициативе работника; 4)

расторжение трудового договора по инициативе работодателя; 5)

перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность) и другие причины.

Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы на прежнем месте.

Обычно юрист компании взаимодействует с кадровой службой лишь при визировании некоторых документов или при возникновении спорной ситуации. При оформлении трудовых отношений с работниками роль юриста, как правило, минимальна. В то же время различные недостатки и ошибки, допущенные при приеме новых сотрудников, впоследствии могут обернуться трудовыми спорами с самими работниками или штрафами при проверке государственной инспекции труда, а с этими проблемами придется разбираться уже юристу. Чтобы минимизировать риски, важно уже на стадии заключения трудовых договоров помочь кадровой службе избежать досадных промахов. Это можно сделать, разработав своеобразную шпаргалку - об обязательном алгоритме действий при заключении трудового договора и по проверке правовых рисков каждого договора по «контрольным точкам» (то есть тем условиям трудового договора, при указании которых работодатели чаще всего допускают ошибки). Этот справочник поможет системно и последовательно оформлять прием на работу новых сотрудников, избегая наиболее распространенных противоречий, которые впоследствии могут обернуться трудовыми спорами и финансовыми потерями для работодателя.

Таблица 1. Последовательность действий при приеме на работу нового сотрудника

Шаг 1. Учесть законодательные требования и ограничения
Возраст работника	Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет (ч. 3) ст. 20, ч. 1 ст. 63 ТК РФ). Предусмотрены исключения: достигшим 15 лет можно заниматься легким трудом, не причиняющим вреда здоровью при получении общего образования, либо продолжением обучения по общеобразовательной программе по иной, чем очная, форме обучения. С работниками, достигшими возраста 14 лет, можно заключить трудовой договор только с согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения (ч. 2) , ч. 3) , ч. 4) ст. 63 ТК РФ)
Необходимость прохождения медосмотра	По общему правилу поступающие на работу не должны проходить медицинский осмотр (обследование). Однако для некоторых категорий предусмотрен обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора. К таким сотрудникам относятся: не достигшие возраста 18 лет (ст. 266) ТК РФ), работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 1) ст. 213 ТК РФ), занятые на работах, связанных с движением транспорта (ч. 2) ст. 328 ТК РФ), работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений (ч. 2) ст. 213 ТК РФ), привлекаемые на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей (ст. 324) ТК РФ). Цель этого - предупреждение возникновения болезней и определение пригодности к работе по состоянию здоровья
Шаг 2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами
Ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью	Сделать это нужно до подписания трудового договора (ч. 3) ст. 68 ТК РФ). Закон не устанавливает исчерпывающий перечень локальных нормативных актов, связанных с трудовыми отношениями, однако есть ряд обязательных локальных нормативных актов, которые любой работодатель обязан утвердить. К их числу относятся: правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3) ст. 68 ТК РФ), положение о персональных данных (ст. 87) ТК РФ), положение (или раздел в правилах внутреннего трудового распорядка) об оплате труда (ст. 135) ТК РФ), правила и инструкции по охране труда (п. 21) ч. 2 ст. 212 ТК РФ). При проверке трудовой инспекции отсутствие данных документов чревато для компании и уполномоченного должностного лица компании (генерального директора или начальника кадровой службы) штрафами. Если работодателем помимо перечисленных утверждены другие (дополнительные) локальные нормативные акты, будущего работника нужно ознакомить и с ними
Шаг 3. Ознакомить работника с трудовыми обязанностями
Четко и подробно описать трудовые обязанности работника в должностной инструкции, ознакомить с ней работника под роспись	Распространенная на практике ошибка: в договоре есть указание на то, что работник выполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией, однако нет никаких подтверждений того, что работник с ней ознакомлен. В случае спора о невыполнении работником трудовых обязанностей работодателю будет практически невозможно отстоять свою позицию, поскольку работодатель не вправе требовать выполнения работ от работника, не обусловленных трудовым договором (ст. 60) ТК РФ). Поэтому важно предоставить работнику под роспись должностную инструкцию, которая может оформляться и приложением к договору, и как отдельный документ (определение Московского городского суда от 13.07.10 по делу № 33-20805)). Если она является самостоятельным документом, достаточно ее утвердить и ознакомить с ней работника. Его подпись на экземпляре компании или специальном листе ознакомления будет подтверждением того, что работник ознакомлен с кругом своих обязанностей. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен (письмо Роструда от 31.10.07 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»)). Вместо этого варианта можно включить подробное описание должностных обязанностей непосредственно в трудовой договор
Шаг 4. Взять с работника согласие на обработку персональных данных
На обработку персональных данных важно получить согласие работника (п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.06 № 152ФЗ «О персональных данных»)	Работодатель обрабатывает персональные данные работников для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Поэтому на первый взгляд получение согласия не требуется (п. 2) ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ). Но, во-первых, компания начинает обработку данных еще до того, как соискатель стал работником. Во-вторых, компания может в дальнейшем использовать персональные данные для целей, выходящих за рамки установленных законодательно обязанностей (для размещения на визитках сотрудника, на сайте компании и т. д.). Поэтому во избежание споров такое согласие лучше оформить в виде отдельного заявления, подписанного сотрудником (ч. 4) ст. 9 закона № 152-ФЗ). Нужно тщательно продумать и заранее разработать форму заявления, содержащую максимально полный перечень возможных действий с персональными данными, на совершение которых работник дает согласие
Шаг 5. Подписать трудовой договор
Оформить трудовой договор не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению обязанностей (ч. 2 ст. 67 ТК РФ)	Трудовой договор оформляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой (с подписью работника в получении своего экземпляра) хранится у работодателя (ч. 1) ст. 57 ТК РФ). Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, но без оформления трудового договора в письменной форме (ч. 2) ст. 57 ТК РФ). Однако лучше сразу оформлять договор в письменном виде: это позволит избежать лишних проблем при проверке, а также споров с работником в отношении условий договора
Шаг 6. Издать приказ о приеме на работу
Оформить прием на работу приказом (распоряжением) работодателя	Приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1) , утв. приказом Госкомстата России от 05.01.04 № 1)) является одним из обязательных кадровых документов. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. В приказе указываются дата начала работы и ее срок (если заключен срочный трудовой договор), установленный оклад и надбавки. Он объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Если условие об испытательном сроке зафиксировано в трудовом договоре, срок испытания в обязательном порядке должен быть также указан в соответствующей строке приказа о приеме на работу
Шаг 7. Оформить трудовую книжку и личную карточку работника
Внести запись в трудовую книжку и оформить личную карточку работника	Если работа является для работника основной и он проработал в компании свыше пяти дней, нужно внести запись в его трудовую книжку (ч. 3) ст. 66 ТК РФ). Если сотрудник принят на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить в течение недели со дня его трудоустройства в его присутствии (п. 8) Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Личная карточка работника относится к одному из обязательных для оформления документов (форма № Т-2)). Работодатель обязан дублировать в ней записи, вносимые в трудовую книжку, и знакомить работника с ними под роспись (п. 12) Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225)

Таблица 2. Обязательные условия трудового договора

Условия, которые обязательно должны присутствовать в трудовом договоре
Место работы (абз. 2) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Необходимо указать адрес места работы. Если есть возможность конкретизировать место работы более детально (вплоть до номера кабинета, например), такое условие будет полезным работодателю в случае прогула работника (в такой ситуации проще доказать факт отсутствия работника на рабочем месте). Если работник принимается в обособленное структурное подразделение, это должен быть адрес обособленного подразделения. Под обособленным подразделением понимается не только представительство или филиал, но и любое иное подразделение в другой местности, чем местонахождение компании. Причем другая местность - это местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16) постановления Пленума Верховного суда от 17.03.04 № 2)
Трудовая функция (абз. 3) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Необходимо указать должность в соответствии со штатным расписанием компании или профессию, специальность с квалификацией или конкретный вид поручаемой сотруднику работы (последний вариант применяется в случае заключения срочного трудового договора для заведомо определенной работы, временных, сезонных работ, работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя, - ч. 1) ст. 59 ТК РФ)
Дата начала работы (абз. 4) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, указывается только дата начала работы. Если заключается срочный трудовой договор, то указывается также срок действия и обстоятельства или причины (основания) для заключения срочного трудового договора
Условия оплаты труда (абз 5) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Нужно указать размер зарплаты в соответствии с принятыми в компании системами оплаты труда (ст. 135) ТК РФ) и порядок ее выплаты. Зарплата выплачивается в рублях не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ч. 6) ст. 136 ТК РФ). В договоре нужно указать числа календарного месяца, в которые выплачивается зарплата, в том числе аванс (включая размер аванса), либо сделать отсылку к локальным нормативным актам, регулирующим порядок выплаты. Формулировка «заработная плата выплачивается не позднее такого-то числа», противоречит закону, так как должен быть зафиксирован конкретный день, а не период выплаты
Режим рабочего времени и времени отдыха (абз. 6) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха утверждается правилами внутреннего трудового распорядка. Но если у работника режим рабочего времени и времени отдыха отличается от общих правил, установленных в компании, необходимо указать его особый режим в трудовом договоре (гибкий график, неполный рабочий день)
Компенсации (абз. 7) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Если работник принимается на работу, которая отнесена законодательством к понятию тяжелой работы или работы с вредными (опасными) условиями труда, необходимо указать в трудовом договоре характеристики условий труда на рабочем месте и полагающиеся работнику компенсации за соответствующие условия труда
Условия о характере работы (абз. 8) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Если у работника нестандартный характер работы (например, подвижной, разъездной, в пути и т. д.), это нужно указать. Чаще всего такое условие устанавливается для водителей, курьеров, мерчендайзеров
Об обязательном соцстраховании (абз. 9) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	В трудовой договор обязательно нужно включить условие о том, что работодатель осуществляет обязательное социальное страхование работника в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Можно привести ссылки на конкретные законы, регулирующие обязательное социальное страхование работников, в частности от 16.07.99 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования») , от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ») , от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»