Персональный ассистент – должность или статус? Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора, должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального

Работа руководителя насыщена и интенсивна, и для успешной деятельности компании директор должен верно делегировать свои полномочия между подчиненными.

Вы узнаете:

• Зачем руководителю нужен личный помощник.
• Чем должен заниматься помощник руководителя.
• Какие предъявлять требования к человеку, претендующему на должность вашего помощника.
• Сколько платить помощнику руководителя.
• Как найти идеального помощника руководителя.

Кроме узких специалистов – бухгалтера, экономиста, технолога и прочих аналогичных должностей – многие организации учредили должность помощника руководителя. Такие объявления все чаще появляются в разделах современных коммерческих изданий, и это не случайно.

Являясь «правой рукой» директора фирмы, помощник выполняет функции разных специалистов: психолога, организатора, делопроизводителя. При этом от результатов его работы зависит деятельность всей компании: итоги важных , деловой настрой шефа, успешность новых проектов, степень согласованности между специалистами структурных подразделений и т. п.

Помощник руководителя: особенности профессии

Хороший помощник руководителя, вне сомнения, будет полезен для любой организации, ведь очень часто он фактически является вторым человеком в компании. Активный, ответственный, эрудированный и целеустремленный специалист, выполняющий функции помощника руководителя, способен выполнить качественно и безупречно работу любой сложности: от регистрации входящей корреспонденции до согласования выгодного контракта с партнерами. По этой причине сотрудники, безупречно и профессионально выполняющие трудовые функции, высоко ценятся на любом предприятии.

Практика организации работы такова, что помощниками руководителя часто становятся хорошо зарекомендовавшие себя секретари, начальники структурных подразделений или офис-менеджеры. Успешно совмещая функции юриста, консультанта с работой помощника руководителя, талантливые и грамотные специалисты обеспечивают ощутимый результат всей компании.

Если вести речь о должностной инструкции данного специалиста, то точно составить ее не представляется возможным, но теоретически, конечно, можно попытаться. Но как обозначить ту грань, за которой находится интуитивное понимание между руководителем и его помощником, и от которой зависит успех сотрудничества и взаимопонимания? Разумеется, такими качествами наделен не каждый человек. Не обращать внимания на нервные срывы шефа, быть коммуникабельным, дипломатичным, и, независимо от настроения, всегда выглядеть презентабельно – именно этого ожидает любой руководитель от помощника.

Не менее важным является совпадение «внутренних часов» или темпов работы. Если босс испытывает постоянный недостаток во времени, то его помощник обязан быть мобильным, оперативным и в то же время не подавать признаков спешки.

Личный помощник руководителя – это, прежде всего, преданный сотрудник своей компании, который естественно и искренне представляет ее интересы в любой сфере деятельности: при проверке охранной сигнализации и при урегулировании нежелательных разногласий между специалистами. Лучшим поощрением для него является моральное вознаграждение. Нельзя сказать, что для него безразличен размер заработной платы, тем не менее, он работает не за деньги.

Личные взаимоотношения с руководителем – отдельный, очень важный аспект психологического климата. Более того, проводя часто время в неофициальной обстановке, помощник руководителя знает очень многое о семье своего босса, о сильных и слабых сторонах жизни как самого руководителя, так и всей компании в целом. Опытный директор всегда сможет определить, насколько предан сотрудник коллективу, и дорожит ли интересами компании его помощник.

Не секрет, что конкурентам будет ценна информация о компании, ее преимуществах, решениях, стратегиях развития, и прочая информация конфиденциального характера, хорошо знакомая помощнику руководителя. От того, насколько честен этот сотрудник, насколько уверенно, дипломатично и презентабельно выглядит помощник руководителя, потенциальные партнеры компании могут сделать вывод относительно состояния дел в компании, внутреннего психологического климата, успешности и стабильности.

Как работать в день на 4 часа меньше и все успевать: алгоритм «Газпрома»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете.

Редакция журнала «Коммерческий директор» разузнала об эффективных инструментах, который помогут решить эту проблему. Вам пригодятся персональный планировщик дел и подробные инструкции.

Режим работы помощника руководителя

Как и другие сотрудники, личный помощник руководителя выполняет свои функции в рабочее время, оговоренное условиями трудового соглашения. Как правило, это 8-часовой трудовой день при пятидневной рабочей неделе.

Тем не менее, практика такова, что фактически отработанное время часто выходит за рамки договорных обязательств, и самые важные функции совершаются именно в нерабочее время. Неофициальные встречи, важные переговоры во время «отдыха» на природе и прочие аналогичные сценарии предполагаются в деятельности помощника, выполняющего дополнительные обязанности по рекомендации начальства.

Права и ответственность помощника руководителя

Занимая такую важную и ответственную должность, помощник руководителя наделен определенными правами, которые коррелируют с его обязанностями. В частности, работа с исходной документацией предполагает право помощника на утверждение им этих документов. В то же время, для полного изучения материалов дела помощник может запросить необходимую дополнительную информацию у руководителя и специалистов компании.

Этот сотрудник вправе требовать необходимых условий для работы. Комфортные условия труда, позитивный психологический климат, соответствующий уровень технического оснащения – это показатели, от которых напрямую зависит результат работы специалиста. Поскольку рационализация трудового процесса предполагает разделений трудовых функций, то многие рабочие операции предполагают взаимодействие нескольких специалистов. В частности, обработка входящей корреспонденции не исключает взаимодействие секретаря и помощника руководителя.

Условиями трудового соглашения предусмотрен перечень обязанностей помощника директора, который, тем не менее, может быть значительно расширен на практике в зависимости от обстоятельств. Работая в команде руководителя, помощник несет ответственностьза:

• ненадлежащее выполнение трудовых функций, поручений и прямых обязанностей, предусмотренных содержанием утвержденных должностных инструкций, не противоречащих ТК РФ;
• противозаконные действия, предусмотренные нормами действующего законодательства;
• причинение любого ущерба предприятию, предусмотренного ТК РФ, ГК РФ и прочими законодательными Актами и Положениями федерального, регионального и местного значения.

Перспективы

Опытные и талантливые помощники руководителя, безусловно, имеют серьезные перспективы. Их труд ценится высоко, ведь именно они, впервую очередь, получают возможность быстро подняться по служебной лестнице и достичь высоких результатов в построении карьеры.

Широкие перспективы открываются, прежде всего, тем из них, которые способны за короткий промежуток времени изучить и систематизировать обширную информацию, выбрать тактику поведения, обеспечить всем необходимым стратегически важные переговоры. Специалисты, продемонстрировавшие положительные результаты в работе, имеют широкие возможности в продвижении карьеры и получении престижной должности.

Какой помощник руководителя вам нужен? 10 видов секретарей и ассистентов

Полномочия и обязанности помощника руководителя различаются в зависимости от целевой деятельности и управленческой стратегии компании.

Бизнес-ассистент

Кому необходим: руководству предприятий, ведущих обширный документооборот.

Кому подчиняется:непосредственному руководителю.

Бизнес-ассистент – это специалист, на которого возложена ответственность за многие процессы: подготовку и организацию переговоров и документации к ним, разработку графика работы директора. От степени его организованности, лояльности и дипломатичности зависит результат переговоров, совещаний и прочих аналогичных мероприятий. Из этого следует, что помощник руководителя – вакансии разноплановые, требующие определенных знаний, навыков, эрудиции и компетенции.

Бизнес-ассистент не только выполняет предписанные ему технические функции, но и сам определяет на месте структуру текущих задач и выполняет их. Более того, этот специалист в отсутствие или по поручению руководителя выполняет часть работы директора, результаты которой руководитель использует в своей работе. Следовательно, ассистенту необходимы определенные знания и практика по профилю работы компании.

Практика такова, что мужчины чаще женщин работают в должности ассистентов руководителя. Выбирая человека на эту должность, руководитель исходит из уровня подготовки специалиста, опыта его работы в этой должности, уровня владения иностранными языками, т.к. личный помощник руководителя обязан быть готовым к встрече иностранной делегации. Немаловажными являются и такие навыки, как организаторские способности, умение правильно и рационально вести деловые переговоры и готовность принимать эффективные решения, исходя из анализа текущей ситуации.

Среди соискателей такой должности, как правило, специалисты 30 – 40 лет, имеющие высшее профильное образование и стаж успешной работы в данной отрасли. Кроме прочих деловых качеств потенциального ассистента, на первом месте находится умение адекватно реагировать на критику, способность не давать волю амбициозным чувствам, поскольку результатами его деятельности будет по факту пользоваться другой человек. Таким образом, работа помощник руководителя не подходит соискателям с высокими личными амбициями.

Личный помощник

Кому необходим: руководителям крупных компаний.

Кому подчиняется: только своему непосредственному руководителю.

Должность личный помощник руководителя актуальная для крупного предприятия, где уже в достаточной степени сформирован полный штат административных сотрудников. В данном случае, это – секретариат и прочие категории специалистов, являющихся «правой рукой» директора. В их обязанности входит обеспечение административных потребностей директоров в бронировании билетов для проезда к месту командировок, заказ мест в гостинице, выполнение поручений для семьи руководителя. Примечательно, что работа помощника руководителя выходит за рамки офиса.

Помощник фактически освобождает шефа от выполнения организационных процедур административного характера, предоставляя тем самым возможность рационально заниматься управлением предприятия и с максимальной эффективностью использовать собственные ресурсы. Для того чтобы выполнить все перечисленные условия, сотрудник должен иметь необходимый опыт работы в должности личного помощника руководителя или секретаря-референта от 3-х лет, и в возрасте 25–35 лет получить высшее профильное образование.

• Руководство отделом продаж: 17 универсальных правил

• Персональный ассистент

Кому необходим:руководителям крупных западных компаний.

Кому подчиняется:исключительно руководителю.

Для выполнения поручений личного характера, которые в практике руководителя встречаются довольно часто, в штатное расписание включают такую должность, как персональный ассистент. Обычно такие работы связаны с выполнением каких-то поручений для членов семьи и близких людей руководителя. Такой сотрудник часто занят организацией семейных мероприятий, праздников, организацией досуга детей директора и т.п.

Средний возраст персонального ассистента 26 – 35 лет, высшее профильное образование, максимум организационных навыков, сдержанность и коммуникабельность.

Секретарь

Кому необходим: компаниям крупного, среднего и малого бизнеса.

Кому подчиняется: руководящему составу.

Должность секретаря нужна практически на каждом предприятии, независимо от организационно-правовой формы. В обязанности этого сотрудника входит прием и регистрация входящей корреспонденции, ответ на телефонные звонки и своевременное переключение связи на начальника, контроль оборота документов, обеспечение нормальной работы в офисе, создание и поддержание позитивного микроклимата в приемной руководства.

На такую должность чаще всего приглашают девушек в возрасте 22 – 30 лет с высшим, средне-специальным (реже – общим) образованием, свободно владеющие навыками уверенного пользователя ПК, способного быстро печатать документы и обрабатывать большой объем входящей информации. Не последнее место отводится и таким личным качествам, как ответственность, коммуникабельность, исполнительность и деловой этикет.

Секретарь-помощник

Кому необходим: руководителям компаний со штатом не более 25 сотрудников.

Секретарем-помощником является тот же помощник руководителя, ответственный за обеспечение нормальной работы специалистов офиса. Этот сотрудник печатает исходящую корреспонденцию, встречает гостей и подает напитки, отвечает на вопросы гостей и обеспечивает приятный, доброжелательный микроклимат.

Высшее образование приветствуется, умение оперативно пользоваться оргтехникой и быстро печатать, обрабатывать входящую корреспонденцию. Соискателям с практическим опытом гораздо легче найти работу. Как правило, на любом предприятии ценится исполнительный и ответственный секретарь с опрятным внешним видом и хорошими манерами.

Секретарь на ресепшн

Кому необходим: компании, в которой работают более 60 сотрудников, с большим посетительским потоком.

Кому подчиняется: офис-менеджеру, помощнику руководителя или самому руководителю.

Обязанность помощника руководителя не ограничивается работой с корреспонденцией и ответами на входящие звонки. Для крупных компаний, взаимодействующих с многочисленными деловыми партнерами, очень важно, чтобы их встречал приветливый секретарь приятной внешности, с располагающей улыбкой и правильными манерами. Так, секретарь на ресепшене отвечает за прием гостей, угощение напитками и десертом, работает с курьерами в части приемки заказов и отправки корреспонденции. Так как секретари на ресепшене одними из первых в силу своих обязанностей вступают в контакт с посетителями, они должны быть доброжелательными, предупредительными и ориентированными, прежде всего, на встречу и сопровождение клиентов.

Секретарь-референт

Кому необходим: компаниям среднего класса.

Кому подчиняется: руководителю.

Эту должность обычно считают «промежуточной», поскольку присущие ей функции свойственны и личному помощнику руководителя и секретарю. В частности, секретарь-референт присутствует на переговорах начальства с партнерами и руководителями подразделений компании, ведет протоколы совещаний и переговоров, обеспечивает документальное сопровождение совещаний руководителя. Следует отметить, что функции секретаря-референта постепенно изменяются, и должностная инструкция помощника руководителя предполагает выполнение различных смежных функций.

Администратор

Кому необходим: компаниям, специализирующимся на оказании услуг.

Кому подчиняется: руководителю компании, управляющему, либо же административному директору.

Необходимо отметить, что должностные обязанности помощника руководителя схожи с обязанностями секретаря, личного помощника и секретаря-референта. При детальном рассмотрении несколько отличаются от них функции администратора.

Должность администратора учреждают в компаниях, специализирующихся на оказании услуг. В частности, администратор занимается встречей гостей, организацией деловых встреч и переговоров, следит за графиком посещения (приема). Основной задачей администратора является обеспечение максимального удобства и комфорта посетителям во время нахождения в офисе компании. Не удивительно, что на должность администратора приглашаются, чаще всего, девушки и юноши приятной внешности, владеющие правилами делового и корпоративного этикета, устойчивые к стрессам и способные одновременно выполнять несколько функций.

Офис-менеджер

Кому необходим: компаниям среднего масштаба с численностью персонала более 25 человек.

Кому подчиняется: руководителю, административному директору.

В задачи этого специалиста входит решение проблем технического обеспечения сотрудников, работающих в офисе. Для правильного учета всех операций, офис-менеджер ведет необходимую учетную документацию. Необходимо учесть, что западноевропейские офис-менеджеры выполняют четко обозначенные функции. В отличие от них, российские специалисты этого профиля часто выполняют работу секретаря.

Оптимальный возраст соискателей на должность офис-менеджеров составляет 23 – 35 лет. Чтобы соответствовать данной должности, специалист должен обладать высокими коммуникативными навыками, быть стрессоустойчивым и обладать приятной внешностью. Опыт работы помощником руководителя будет в приоритете.

Делопроизводитель

Кому необходим: государственным организациям, а также компаниям, в которых четко обозначен документооборот в соответствии с ГОСТами.

Кому подчиняется: административному директору, заведующему канцелярией либо руководителю.

В государственных предприятиях и компаниях со смешанной формой собственности в штатное расписание включают должность делопроизводителя, как, впрочем, и остальные, строго регламентированные должности. Этот сотрудники следит за документооборотом, разбирает и систематизирует письма, Приказы руководителя, архивную документацию и прочие документы предприятия.

Среди требований, предъявляемых к соискателю данной должности, следует обозначить: внимательность, оперативное выполнение поручений, знание правил заполнения документов, грамотность. Делопроизводителя часто называют «заведующим канцелярией», однако, это не меняет сущности и содержания этой работы.

Помощник – это уже близкий человек!

Юрий Водилов,

генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень

На протяжении восьми лет я работаю с личным помощником, и должен сказать, что этот человек помогает мне в делах организационного и административного характера. Во время заключения трудового соглашения эту девушку приняли на работу в качестве секретаря. В процессе работы она продемонстрировала хорошие организационные и коммуникативные способности, и со временем была утверждена в должности личного помощника.

Как я принял решение об утверждении именно этой кандидатуры? Прежде всего, должен отметить адекватную реакцию на замечания руководителя, высокие организаторские способности, умение корректно и обоснованно излагать свою позицию. В довершение к сказанному, отмечу высокую степень самоорганизации и дисциплины, отличные профессиональные навыки и соблюдение норм корпоративной этики.

Принимая посетителей компании, личный помощник способствует формированию положительного имиджа дирекции. В его обязанности входит подготовка нужной документации, расписание встреч руководителя с партнерами и посетителями, организация деловых совещаний и личных встреч. Помощник, безусловно, создает гармоничный психологический климат, что очень важно при длительном личном контакте.

Обязанности помощника руководителя: что он должен делать?

Примечательно, что помощник успешно совмещает разные по профилю функции: от простых секретарских до более ответственных и важных, заместительских.

Какие рабочие функции обычно возлагаются на помощника, какими рамками ограничивается сфера его работы?

Тайм-менеджмент:

• Разработка и согласование рабочего графика директора – вести переговоры о сроках визитов, встреч, совещаний, следить за расписанием и условиями проведения указанных мероприятий;
• Записывать и своевременно оповещать руководителя о графике предстоящих встреч, поездок и прочих дедлайнов. Если в резюме помощника руководителя будет отмечено, что соискатель имеет опыт в данной работе, это сыграет решающую роль в выборе сотрудника.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

• Подготовка и организация совещаний, важных переговоров, ведение протоколов собраний руководителя и уведомление участников собраний и встреч, подготовка необходимых документов по итогам указанных совещаний;
• Подготовка командировочных удостоверений, обеспечение командировочных транспортными билетами, расселение гостей в гостинице и т. п.

Ведение документации:

• Приемка, сортировка и переадресация входящей корреспонденции. Группировка по срочности, уровню значимости (важности), вручение писем руководителю для ознакомления и визирования.
• Работа с документацией – профессиональное составление деловой переписки и прочей документации, оформление заявок в соответствии с требованиями делового этикета и документооборота, редактирование писем, составленных руководителем.

Поддержание деловых контактов:

• Тактично и вежливо отвечать на входящие звонки, владеть информацией о том, когда и как соединить абонента с руководителем. Важность процедуры заключается в том, что в каждом случае решение о целесообразности подключения нужно принимать самостоятельно.
• Максимально ограждать директора от излишних затрат времени, бесполезных контактов, сохраняя при этом имидж компании и непосредственного руководителя.

Работа офис-менеджера:

• Обеспечить соответствие рабочего места руководителя стандартным требованиям рационализации, комфорта и максимальной функциональности.
• Поддерживать контактные связи с партнерами, уметь оперативно решать вопросы технического обеспечения и прочие актуальные задачи.

Работа заместителя:

• Оперативно и безошибочно находить полезную для руководителя информацию, своевременно разбираться с адресами и контактами потенциальных партнеров и клиентов;
• Представлять руководителя или интересы компании на представительских встречах, деловых мероприятиях, уметь находить ответы на поставленные вопросы, четко выражать позиции руководителя.

Личный помощник руководителя должен соответствовать запросам как непосредственного руководителя, так и статусу компании. В небольших (при необходимости – и в крупных) компаниях помощник руководителя может разделять рабочие функции с другими сотрудниками, и наоборот, совмещать работу помощника с прочими функциями по основному Договору.

Опыт пратика

Режис Ломм ,

глава представительства компании Pfizer в России, Москва

Специалист, работающий в компании в должности персонального ассистента, занят выполнением следующих работ:

• разрабатывает и согласовывает деловое расписание на день и на неделю;
• руководит работой, связанной с организацией командировок, деловых встреч и презентаций;
• отвечает за своевременное уведомление руководителя о предстоящих контактах с партнерами и посетителями и т. п.

Естественно, такой специалист должен обладать оптимальным набором коммуникативных навыков: корпоративная этика, высокая адаптивность в быстро изменяющихся условиях, точность и пунктуальность, внимательность и доброжелательность. Лучший ассистент – тот, кто понимает и осознает, что нужно еще предпринять для улучшений условий работы директора.

Современные инструкции не в полной мере охватывают должностные обязанности помощника руководителя, но опытный секретарь хорошо представляет себе сущность этой работы. Чем искреннее сотрудник заботится о компании, тем успешнее будет его карьера, независимо от должности. Личный помощник руководителя, проявляющий здоровое и своевременное беспокойство об условиях работы руководства, всегда будет отмечен по заслугам, ведь для руководителя очень важно, чтобы рядом с ним всегда находился человек, который полностью разделяет его интересы и позицию, в какой бы стране или регионе они не находились.

Специалист, помогающий мне в работе и трудоустроенный на должность ассистента, обеспечивает комфортные условия для проведения важных административных и организационных мероприятий. Дополню, что эти условия важны не только лично для меня, но и для партнеров, что, в конце концов, сказывается на интересах всей компании.

Более того, мне доставляет удовольствие понимание того, что рядом со мной в постоянном контакте работает адекватный, самоорганизованный и ответственный человек, способный трезво оценивать ситуацию и оперативно принимать полезные решения. Более того, я доверяю своему секретарю на интуитивном уровне, понимая, что он полностью разделяет со мной интересы компании и мои собственные интересы.

Идеальный помощник руководителя:

• В совершенстве владеет навыками смежных специалистов. Успешно контактирует с людьми и вызывает доверия у посетителей;
• Рационально и эффективно организует процесс деловых переговоров;
• Будучи интеллектуально развитым, способен поддержать беседу по общим темам, представляя, тем не менее, интересы своего руководства;
• Обладает хорошими манерами, отменным вкусом, и предан руководителю;
• Вежлив и корректен;
• В совершенстве владеет законами логики, хорошо осведомлен о характере и позиции руководителя, способен представлять его интересы перед другими компаниями без ущерба интересам босса. Должность помощник руководителя предполагает бескомпромиссность и принципиальную позицию в разных отраслях, как политики, так и экономики;
• Самостоятельно определяет и обозначает границы своей ответственности и компетентности, не перекладывает свою работу на кого бы то ни было, и в то же время, четко представляет себе границы перехода обязанностей одного трудоустроенного специалиста - к другому.
• Обладает быстрой реакцией, способностью оперативно управлять сотрудниками компании и безошибочно разбираться: стоит ли волновать шефа по данному вопросу.

С учетом вышеизложенного, несложно определить, какие характерные требования предъявляются к соискателю этой должности. В любом случае, этот специалист должен обладать достаточным образовательным уровнем и практическими наработками, обеспечивающими его положительную репутацию. Точный перечень требований зависит от должностной специфики сотрудника.

В частности, если помощник будет преимущественно занят исполнением функций референта, то в перечень требований войдут следующие позиции:

• среднее образование;
• небольшой опыт в работе на данной должности;
• навыки пользователя ПК и оргтехники.

Начинающий помощник руководителя компании может начать свою карьеру при наличии обозначенных характеристик.

Однако, если помощник будет совмещать работу секретаря с работой менеджера, несложно предположить, что требования к такому специалисту несколько расширятся. С учетом уровня задач в данном случае, соискатель на должность помощника руководителя должен обладать более высоким уровнем квалификации.

Типичный набор навыков должен включать следующие позиции:

• владение иностранными языками (наиболее востребованы языки: английский, французский, немецкий, китайский);
• уверенное владение популярным пакетом компьютерных программ;
• личные качества сотрудника: корректность, ответственность, предупредительность, оперативность;
• возраст до 35 лет (многие компании приглашают на работу специалистов более старшего возраста, с учетом имеющегося практического опыта).

Несмотря на то, что специалисты со стажем имеют больше преимуществ при рассматривании кандидатур, помощники руководителя с небольшим стажем, демонстрирующие образцовые организаторские способности и в совершенстве владеющие правилами корпоративной этики, также имеют достаточно шансов на успех.

Это объясняется тем, что руководитель предпочитает самостоятельно обучить своего помощника «с нуля», чтобы у сотрудника сразу сложился определенный стереотип поведения. Кроме того, современные технологии лучше осваивают молодые специалисты, не обремененные устаревшими знаниями. Часто должностная инструкция помощника руководителя прямо указывает на работу с новыми видами программного обеспечения, и отбор кандидатов происходит по определенным правилам.

• Руководитель отдела продаж: как стать отличным управленцем

Какая должна быть зарплата у помощника руководителя

Уровень зарплаты личных помощников

Федеральный округ	Примерный уровень заработной платы (в рублях)
Дальневосточный Владивосток Хабаровск	6500-21 000 9000-21 000 6500
Приволжский Казань, Татарстан Нижний Новгород Оренбург	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Северо-Западный Вологда Псков	7000-11 700 7000 11 700
Сибирский Барнаул, Алтайский край Иркутск Новосибирск	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Уральский Екатеринбург Челябинск	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Центральный Воронеж Тула	17 200-19 500 17 200 19 500
Южный Ростов-на-Дону Ставрополь	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Курсы помощника руководителя: чему там учат

1. Профессиональный и психологический профиль персонального ассистента (помощника) руководителя

• Перечень требований к квалификации, уровню профессиональной подготовки, а также требования к личным качествам помощника руководителя.
• Значение, обязанности, компетенции ассистента руководителя.
• Основы корпоративной этики и делового взаимодействия помощника руководителя.

2. Документирование деятельности руководителя и организации в целом

• Единая система документооборота, основы делопроизводства.
• Принципы классификации документов. Разновидности организационно-распорядительной документации. Типовые документы.
• Бланки документов, требования к их заполнению. Основные и дополнительные реквизиты.
• Правила формирования договорной документации. Оформление распорядительных и организационных дел.

3. Организация документооборота

• Работа с документацией. Разновидности документопотоков.
• Принципы документооборота. Внутренние, входящие, исходящие документы. Регистрация документов с последующим контролем исполнения предписаний руководителя.
• Основы организационной структуры. Формирование дел с учетом основной номенклатуры.
• Понятие об экспертизе ценности документа. Помощник руководителя без специальной подготовки, при необходимости, может овладеть необходимыми навыками и знаниями на специальных курсах по организации оборота документов.

4. Деловое взаимодействие и эффективное общение с руководителем

• Задачи и возможности информационного обеспечения работы директора. Организационно-технические средства для презентаций.
• Планирование и составление графика рабочего дня директора.
• Новые виды программного обеспечения и технических средств, обеспечивающих эффективную деятельность руководителя.
• Основы межличностного общения между руководителем и ассистентом. Зарплата помощника руководителя напрямую зависит от умения ассистента наладить комфортные условия для обеспечения позитивного взаимодействия.

5. Организация специальных и деловых мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)

• Подготовка конференц-зала и необходимой документации к проведению мероприятий.
• Ведение документации в процессе проведения мероприятий.
• Организация фуршетов, кофе и прочих угощений для участников конференций.
• Подготовка культурной программы, покупка подарочных аксессуаров.

6. Управление стрессом и своим состоянием.

• Выработка устойчивости к стрессам, поддержание комфортного состояния.
• Способность адаптироваться к изменяющимся условиям, умение предотвращать стрессовые ситуации, формирование позитивного психологического климата.
• Умение концентрироваться на позитивных моментах, расслабляться и восстанавливаться в конце рабочего дня.
• Сохранение презентабельного внешнего вида, поддержание эстетической формы, соблюдение рационального режима труда и отдыха.

7. Тайм-менеджмент

• Выявление приоритетных направлений в работе и личной жизни.
• Обладание знаниями о внутренних биоритмах, циклах энергетических потоков.
• Умение распределить цели по ролям.
• Определение рамок влияния и направления забот.

8. Разрешение сложных и конфликтных ситуаций

• Алгоритм урегулирования споров и разногласий.
• Эмпатическое слушание.

9. Организация командировок директора

• Подготовка документов к поездкам руководителя.
• Предварительный заказ проездных документов и отелей.
• Подготовка поездки руководителя за рубеж.
• Встреча и примем зарубежных партнеров. Инструкция помощника руководителя некоторых компаний предусматривает общение с иностранцами и владение иностранными языками.

10. Имидж современного личного помощника (персонального ассистента)

Поддержка личного дресс-кода.

11. Практический навык прохождения интервью и составление резюме.

• Умение вести переговоры на уровне первых руководителей, собственников бизнеса.
• Умение правильно подать себя и компанию, способность держать разумное равновесие в процессе беседы, воспитание эстетически привлекательных манер.

• Организация тимбилдинга: идеи командообразующих мероприятий

Мне нужен самостоятельный помощник

Юлия Конельская ,

генеральный директор ГК «Галактика», Москва

В качестве клиентской базы при выборе помощника руководителя были использованы как внешние, так и внутренние ресурсы. Объявление «Требуется помощник руководителя» было размещено в местных СМИ с целью привлечь внимание соискателей с опытом работы в крупных компаниях или административных департаментах. Работой по первичному выбору кандидатов занималась служба персонала.

Прежде всего, специалисты определяли, насколько соискатели соответствуют нашим требованиям, выявлялись потенциальные возможности. В процессе собеседования кандидаты решали тестовые кейсы и рассматривали конкретные ситуации. После тестирования мы получили первичные сведения о возможностях и способностях кандидатов.

Далее отобранные соискатели тестировались на предмет соответствия нормам принятой на предприятии корпоративной этики. Мы определяли, способен ли специалист принять ответственность на себя и разрешить ситуацию в пользу компании. Лично мне более импонирует помощник, готовый к принятию самостоятельных решений.

4 шага как найти идеального помощника руководителя

Шаг 1. Определяемся – кто именно вам нужен

Для того чтобы сделать правильный выбор, надо четко знать: какой специалист нужен в качестве помощника руководителя? Какие рабочие функции будут на него возложены, какие задачи поставит перед ним руководитель? При выборе помощника важно учесть психологическую совместимость, совпадение биологических ритмов и темпов работы. Известно, что деловые качества одного и того же человека могут в разных условиях проявиться по-разному.

Помощник руководителя без опыта может найти работу в развивающейся компании, с руководителем, внедряющим инновационные модели в административно-управленческой практике. Когда директор часто бывает в поездках, помощник должен уметь рационально и оперативно решать вопросы по бронированию отелей, заказу билетов и трансфера. Но если командировки не часты, нет необходимости готовить специалиста для выполнения подготовительных работ. В то же время, помощник руководителя с опытом наверняка будет искать работу, обеспечивающую его полной занятостью и возможностью развиваться.

Шаг 2. Поиск подходящего кандидата

Есть два варианта:

• поиском подходящей кандидатуры занимается кадровая служба;
• подбор осуществляется усилиями службы персонала.

Подробное описание качеств и умений потенциального помощника будет необходимо представить службе по подбору персонала. Чем подробнее будет описание специалиста, тем плодотворнее будет работа и деятельность руководителя. В процессе предварительного отбора отсеются неподходящие кандидаты, и руководителю гораздо легче будет сделать выбор среди оставшихся кандидатов. Кроме того, если человек не соответствует требованиям по нескольким параметрам.

Курсы помощника руководителя помогают выявить приоритеты каждого соискателя, раскрыть потенциальные возможности. Выпускники без опыта работы сначала могут пройти практику секретарей, получить необходимые навыки и знания, и лишь затем претендовать на должность помощника руководителя компании.

Обратите внимание: отклонение заявок соискателей по принципу возраста, пола и национальности - противозаконно. В ходе собеседования личные антипатии не стоит озвучивать, для отказа от услуг соискателя существуют другие, более корректные формы. Если в качестве соискателя окажется специалист со стажем, опыт работы помощником руководителя наверняка подскажет такому кандидату причину вашего отказа.

Шаг 3. Проверяем компетентность кандидатов

Если на должность помощника руководителя претендуют 10- 15 соискателей, целесообразно поручить кадровой службе определить, насколько честно они заполнили анкету. Далее предложите каждому из кандидатов решить реальную рабочую ситуацию и проанализируйте их ответы.

Частный пример: предложите кандидату такую задачу. «Вам нужно отправить корреспонденцию. Ваши действия?». По вариантам ответа вы безошибочно сделаете свой выбор.

Первый вариант. Я отправлю конверт по почте или воспользуюсь услугами курьера, как того требует должностная инструкция помощника руководителя.

Второй вариант. Я выясню у руководителя, насколько срочна доставка. С учетом этого, я приму решение, как отправить корреспонденцию: почтой, с курьером или (если это важные документы) доставить лично. Отправляться в путь следует после того, как будет определено контактное лицо, точный адрес и график работы получателя. О факте доставки можно убедиться по телефону, после чего надо доложить руководителю о выполненной работе.

Шаг 4. Делаем выбор

По итогам предварительного отбора в поле зрения руководителя остается несколько соискателей. Это – важный этап, на котором следует определиться, почему кандидаты обратились именно в эту компанию? Спросите соискателей, каковы причины их обращения и почему они желают работать именно в должности помощника руководителя? Не надо смущаться, если этот вопрос прозвучал несколько раз. Если сотрудник не пожелает обременять себя лишний раз подтверждением своих намерений – вряд ли стоит обращать внимание на этого человека. Другое дело, когда кандидат с интересом говорит о будущей должности, объясняет свое видение ситуации и предлагает новые, нестандартные решения. Обратите внимание на то, чтобы соискатель был эмоционально совместим с вами.

В условиях кратковременного собеседования выявить уровень совместимости крайне непросто. Прислушайтесь к интуиции: приятен ли вам человек, демонстрирующий знания, опыт, готовность к работе? Если при наличии всех этих качеств нет желания продолжать с ним беседу – это тревожный знак, не стоит себе перечить. Вопрос психологической совместимости тем более актуален, когда выбирается помощник руководителя управления.

В условиях растущей конкуренции кардинальное значение имеет качество управления, направления стратегических административно-организационных ресурсов. От того, насколько правильно и оперативно будет выбрана управленческая стратегия, зависит успех деятельности всей компании. Поэтому деятельность руководителя должна быть обеспечена максимально комфортными условиями, средствами и ресурсами, позволяющими эффективно решать стратегически важные вопросы без формальных или организационных обременений. Личный помощник руководителя – это и есть тот человек, которому при любой погоде доверяют «компас корабля», управляемого капитаном.

Информация об авторе и компании

Юрий Водилов , генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень. ООО «Сибрыбпром» - многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.

Режис Ломм , глава представительства компании Pfizer в России, Москва. Компания Pfizer, существующая с 1849 года, разрабатывает и производит фармацевтическую продукцию для различных областей медицины (кардиологии, онкологии, урологии, психиатрии, офтальмологии, эндокринологии, дерматовенерологии), в том числе антибиотики нового поколения. Pfizer имеет более 150 представительств по всему миру. Ежегодно компания инвестирует значительные суммы в исследования и разработку новых препаратов. Российское представительство компании («Пфайзер Интернэшнл ЭлЭлСи») работает с 1992 года.

Юлия Конельская , генеральный директор ГК «Галакта», Москва. Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.

Большая организация - большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?

Помощник руководителя: его роль в организации

Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.

В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья - презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям - специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.

Как определить круг трудовых обязанностей?

2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.

2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.

2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.

2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и

3. Полномочия

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.

3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.

4. Ответственность

Помощник руководителя несёт ответственность:

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.

4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.

4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

5. Квалификация

Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.

6. Должен знать

Действующее законодательство, Устав, (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).

7. Взаимодействие

Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.

Согласовано:

Начальник отдела кадров

Юрисконсульт

Ознакомлен:

Специфика компетенций помощника руководителя проекта

Предполагается, что руководство проектом - должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.

Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.

Отличаются ли по общим вопросам?

Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.

Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому "помогают". Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.

Должностная инструкция "Помощник руководителя" в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

• Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
• обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
• работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
• обеспечение психологического комфорта начальства;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

• умение работать во всех офисных программах;
• высокая скорость печати;
• грамотность;
• знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
• знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
• умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
• знание основ действующего законодательства;
• грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
• координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

• перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
• организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
• сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
• услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

• необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
• контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
• вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность. Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Целесообразность должностной инструкции

Основное назначение:

• помощь руководителю в его повседневной деятельности;
• максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
• в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
• отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
• позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
• позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
• позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно - правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

• действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

• должностная инструкция;

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

• внутренние документы:
• устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

• общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
• требования и его умения;
• служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
• полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
• ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
• связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

• помощник - специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
• назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
• в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
• на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
• помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю - минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

• фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
• личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

• выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
• знать правила корпоративного этикета и делового общения;
• знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
• грамотно вести деловые переговоры;
• уметь оформлять важные документы;
• информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
• работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
• желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
• уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

• выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
• планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
• сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
• вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
• обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
• подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
• вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
• координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
• доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
• вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
• готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
• обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
• осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
• получать необходимые сведения - собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
• готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
• организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
• получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
• общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

• регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
• получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
• изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
• знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
• - составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
• запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
• знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
• участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
• подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
• направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
• организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

• ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
• нарушение сроков выполнения требуемой работы;
• нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
• действия не в пределах своей компетенции;
• не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
• нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
• предоставление недостоверной информации сотрудникам;
• недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
• разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

• не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
• правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
• причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность - помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания - главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное - инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник - «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам - руководителям.

Должностная инструкция - это документ, в котором устанавливаются задачи, выполняемые работником, определяются его должностные обязанности и пределы его
Хотя разработка должностных инструкций для каждой профессии или должности в Российской Федерации не регламентирована трудовым законодательством, в подавляющем большинстве организаций-работодателей (как государственной формы собственности, так и частной), данный документ обязательно имеется.

Должностная инструкция помощника руководителя содержит максимум информации

Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.

Должностная инструкция позволяет работодателю:

1. Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
2. Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
3. Оценивать деятельность как в период испытания, так и после него
4. Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).

Наличие должностной инструкции полезно и для самого работника, так как устанавливает пределы его обязанностей и ответственности, а выполнять функции, не предусмотренные ни трудовым договором, ни должностными обязанностями никто не должен.

Разработка и разделы инструкции

При составлении инструкции обычно пользуются положениями ГОСТ Р 6.30-2003 и квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Минтрудом России в 1998 году). Инструкция в виде проекта визируется разработчиками, согласовывается с представительным органом работников (при его наличии), утверждается руководителем.

Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Ответственность

Важно помнить, что инструкция составляется не под какого-либо работника, а для конкретной должности/ профессии. Поэтому с учетом специфики той или иной должности, инструкция устанавливает круг обязанностей, которые будет выполнять работник именно на этой должности.

Особенности должностной инструкции помощника руководителя

Помощник руководителя — ответственная должность

Помощник руководителя - особая должность. Трудовая функция помощника руководителя заключается в выстраивании работы своего руководителя, как в техническом, так и в организационном плане.

Составление расписания встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, недели, более длительного периода, организация поездок и мероприятий, контроль исполнения важнейших документов - вот только малая часть обязанностей квалифицированного помощника руководителя.

Неправильно отождествлять должности и соответственно, обязанности, исполняемые секретарем, ассистентом, офис-менеджером и помощником руководителя. Если первые должности подразумевают больше вспомогательные функции, то от помощника руководителя требуются функции организационно-административные. Неслучайно, квалификационный справочник относит эту должность к категории руководителей.

Соответственно, и требования, устанавливаемые к работнику, принимаемому на должность помощника руководителя, предъявляются как к руководству: начиная от уровня образования, до квалификации и опыта предыдущей работы. Очень важны и личностные качества.

Так как ни в трудовом договоре, ни в других документах не содержится подробного изложения компетенций помощника руководителя, их необходимо как можно более точно отразить в должностной инструкции. Особенности инструкции по должности «Помощник руководителя»:

• Подробное определение круга полномочий
• Составление инструкции по аналогии инструкции руководителя (исключая, естественно, функцию непосредственного управления и принятия единоличных решений)
• Учет конфиденциального характера некоторых обязанностей
• Повышенная ответственность за недобросовестность (учитывая возможные последствия причинения ущерба работодателю)
• Возможность выполнения функций, делегированных руководителем дополнительно.

Общие требования к помощнику руководителя

Часто к должности помощника руководителя выставляют особые требования

Раздел «Общие положения» может включать кроме перечисления требований к опыту и образованию, еще и необходимые навыки, подчиненность и порядок замещения. Чаще всего устанавливают такие условия:

1. Высшее образование
2. Опыт (обычно не менее 1 года, а иногда и более)
3. Владение иностранными языками.
4. Навыки делового общения, письма и этикета
5. Владение офисной техникой
6. Стрессоустойчивость

Кроме того, сотрудник на этой должности должен знать локальные акты предприятия, ладить в сотрудниками и руководством. Что касается иностранных языков, стоит требовать из знания лишь в тех случаях, если помощник будет применять их практически в ходе выполнения своих обязанностей.

Занимающий должность помощника руководителя, должен уметь пользоваться и хранить конфиденциальную информацию.

Обязанности и права

Как правило, в обязанности помощника руководителя включают:

• Выполнение непосредственных заданий руководства
• Планирование и координация рабочего времени руководителя
• Контроль и организация переговоров (как телефонных, так и устных)
• Составление и редактирование
• Контроль конфиденциальности и сохранности документации

Такие функции, как копирование, ведение информационных баз данных, другую техническую и вспомогательную работу обычно выполняет секретарь (секретарь-референт). Для успешной работы помощника руководителя наделяют достаточно широкими правами:

1. Представлять интересы организации при встречах и телефонных переговорах
2. Запрашивать любую необходимую информацию, документы у сотрудников для выполнения поручений руководителя
3. В пределах делегированных полномочий вести переписку и переговоры, визировать документы для решения текущих вопросов.

Разумеется, каждая организация, с учетом характера своей деятельности, дополняет и ли видоизменяет список прав, предоставляемых сотруднику.

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

• За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
• За - в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
• За - согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

Мнение юриста-эксперта:

Статья 81 п.3 ТК РФ содержит основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Оно связано с профессиональной пригодностью работника. Это основание должно быть подтверждено результатами аттестации. Составляя должностную инструкцию для помощника руководителя, необходимо детально прописать в ней все квалификационные требования к специалисту.

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник. Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д.

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве: