Особенности составления табеля рабочего времени. Как составить табель учета рабочего времени: образец заполнения
Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.
Общие вопросы заполнения
Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.
Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.
Его сведения используются:
- Для начисления заработной платы, отпускных работников.
- При проведении проверок различными внешними органами контроля.
- Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
- Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.
Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:
- Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
- Листки нетрудоспособности.
- Справки и докладные начальников отделов.
- Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.
Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.
Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.
Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.
Предприятие может применять различные методы заполнения табеля , выбор которых компания производит самостоятельно.
В учете может применяться:
- Метод сплошной регистрации . Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
- Метод отклонений . В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.
Правила и образец заполнения
На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.
Заполнение документа имеет ряд особенностей:
- Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
- Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
- Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.
Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.
Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.
- Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.
- Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.
Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.
Основные используемые в документе коды:
| Код | Расшифровка |
|---|---|
| Я | явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время |
| Н | явка и исполнение обязанностей в ночное время |
| В | нерабочие дни |
| РВ | исполнение обязанностей в выходные дни |
| К | командировка |
| Б | неявка по причине временной нетрудоспособности |
| ОЗ | отпуск без оплаты среднего заработка |
| ОТ | основной оплачиваемый отпуск |
| НН | отсутствие на работе по невыясненным причинам |
Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.
Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.
Нюансы заполнения при сменном графике работы
Сменный график работы
предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.
Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.
Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля
Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.
Для построения грамотного учета используются положения
:
- ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
- Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.
Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13
Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.
Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.
Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.
Кто заполняет табель
Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо.
В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы. В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре.
Алгоритм работы с табелем
В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии.
Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:
- Название компании (по порядковый номер и дата заполнения.
- Период, на который открывается табель.
- Порядковые номера персонала и их данные из личных карточек.
Остальные данные вносятся в течение месяца, а заполнение той части, которая относится к заработной плате, остается за работником бухгалтерии.
Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.
| Наименование | Буквенное обозначение | Цифровое обозначение | |
| 1 | Дневное и вечернее время работы | Я | 01 |
| 2 | Ночное время работы | Н | 02 |
| 3 | Работа по выходным и праздникам | РП | 03 |
| 4 | Сверхурочная работа | с | 05 |
| 5 | Командировка | К | 10 |
| 6 | Основной отпуск | от | 14 |
| 7 | Дополнительный отпуск | од | 15 |
| 8 | Учебный отпуск | У | 16 |
| 9 | Сокращенное время работы для учащихся | УВ | 17 |
| 10 | Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда | УД | 18 |
| 11 | и родам | р | 19 |
| 12 | Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой) | оч | 20 |
| 13 | Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый) | ож | 21 |
| 14 | Неоплачиваемый отпуск | до | 22 |
| 15 | Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом | ОЗ | 24 |
| 16 | Больничный | Б | 25 |
| 17 | Неоплачиваемая нетрудоспособность | т | 26 |
| 18 | Часы сокращения работы | лч | 27 |
| 19 | Простои (по причинам, не связанным с работником) | вп | 28 |
| 20 | Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда) | г | 29 |
| 21 | Прогулы без уважительной причины | ПР | 31 |
| 22 | Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день) | НС | 32 |
| 23 | Выходные дни | в | 33 |
| 24 | Забастовки | ЗБ | 34 |
| 25 | Неявки по неясным причинам | НН | 35 |
В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.
Обычное заполнение бланка
Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.
В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.
В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву "В", под ней 0, в рабочий день соответственно "Я" и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.
Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.
Заполняем табель учета рабочего времени с умом
Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.
На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте - В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.
Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.
Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере
Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).
Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.
Использование специального программного обеспечения
При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.
При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.
Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.
О хранении документов
Для чего используется табель? Это основание для бухгалтерии для в том или ином размере, а также основное доказательство того, что сотрудник находился на месте работы и выполнял свои обязанности. Без сомнения, этот документ очень важен для каждой организации.
Тогда сколько хранится эта форма? Табель учета рабочего времени необходимо хранить на протяжении года. Это установлено законодательно, а такие нормы необходимо соблюдать.
При утере уже закрытого табеля не стоит поднимать панику. Его всегда можно восстановить по другим документам. Для этого используются объяснительные, больничные листы, информация о командировках, график отпусков и др. Все, что подтверждает и объясняет отсутствие человека на его рабочем месте, можно применить для восстановления данных.
Кому может понадобиться табель?
Этот документ часто требуется при различных проверках. Например, налоговая служба проверяет его наличие в организации и правильность заполнения.
Отсутствие табеля даже в самой маленькой фирме может стать поводом для достаточно большого штрафа. То же самое происходит и при допущении ошибок в заполнении бланков. Это касается как расчетов, так и неправильного употребления условных обозначений.
Наличие табелей обязательно. Они нужны как для самой компании (бухгалтерский учет, дисциплинирование сотрудников), так и для проверяющих организаций. А самое главное — правильно применять условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Тогда можно избежать ряда проблем с сотрудниками и контролирующими органами.
Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.
Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул (ТК РФ ст. 81, п.6 а), и используется как доказательство при трудовых спорах, в том числе и в суде.
Организация учёта рабочего времени на предприятии
Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:
- Табель ведётся по всему предприятию в целом или отдельно по каждому подразделению.
- В табеле отмечаются рабочие дни каждого сотрудника с указанием количества фактически отработанных часов, а также командировки, отпуска, больничные и т.д.
- В документе регистрируются все неявки персонала, что позволяет зафиксировать прогулы.
- Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения.
- Каждому работнику присваивается уникальный табельный номер, который служит его идентификатором в системе кадрового делопроизводства. Данный номер остаётся за ним на весь срок работы и не меняется при внутренних перемещениях. После увольнения табельный номер должен находиться «на карантине», то есть не использоваться повторно в течение трёх лет.
В какой форме можно вести табель?
Для ведения учёта труда и его оплаты существуют унифицированные формы, утверждённые Росстатом в Постановлении №1 от 05.01.2004 г. На предприятиях используют бланки табеля учёта рабочего времени Т-13 и Т-12.
Форма №Т-12 для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы предназначена для ведения в ручном режиме. Форма № Т-13 под названием «Табель учёта использования рабочего времени» применяется в основном в организациях, имеющих автоматизированную систему обработки данных.
Документы, составленные на этих бланках, согласно рекомендациям Федерального архивного агентства, имеют срок хранения 1 год.
Порядок заполнения табеля
При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:
- название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;
- номер табеля;
- дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
- период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).
Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:
- номер п/п (графа 1);
- ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
- табельный номер – графа 3;
- графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
- графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
- графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
- 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
- 17 – общее число нерабочих дней за месяц.
Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы.
Табель по форме Т-13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей.
Учёт рабочего времени в табеле
Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).
Основные обозначения, которые используются при заполнении табеля, приведены в таблице:
| Рабочее время | Буквенное обозначение | Цифровой код |
| Явка по обычному графику | Я | 01 |
| Ночные часы | Н | 02 |
| Выход в праздничные и выходные | РП | 03 |
| Переработка | C | 05 |
| Дни командировки | К | 06 |
| Отпуск | ОТ | 09 |
| Дополнительный отпуск | ОД | 10 |
| Учебный отпуск | У | 11 |
| Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства | УВ | 12 |
| Учебный отпуск за свой счёт | УД | 13 |
| Декретный отпуск | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет | ОЖ | 15 |
| Административный отпуск с разрешения руководителя | ДО | 16 |
| Отпуск за свой счёт в случаях, предусмотренных законом | ОЗ | 17 |
| Больничный | Б | 19 |
| Неоплачиваемая нетрудоспособность | Т | 20 |
| Сокращённая продолжительность рабочего дня, положенная по закону отдельным категориям работников | ЛЧ | 21 |
| Отсутствие на работе в связи с исполнением общественных обязанностей | Г | 23 |
| Прогул | ПР | 24 |
| Сокращённый рабочий день по инициативе работодателя | НС | 25 |
| Нерабочие дни | В | 26 |
| Отсутствие по неизвестной причине | НН | 30 |
| Простой по вине организации | РП | 31 |
| Простой по вине сотрудника | ВП | 33 |
Особенности заполнения табеля в отдельных случаях
Отметки о любых отклонениях от нормального режима работы, принятого на предприятии, должны проставляться табельщиком только на основании соответствующих, корректно оформленных, документов (приказа о работе в праздничный день, листка временной нетрудоспособности и т.д.).
Неявка сотрудника на рабочее место при отсутствии подтверждающих документов до момента их предъявления помечается как НН (неявка по невыясненной причине). Непредоставление оправдательной справки является поводом для фиксации прогула.
Зачастую затруднения у табельщиков возникают при учёте командировок, отпускных периодов и других причин отсутствия работника на рабочем месте. Здесь применяются следующие правила:
- Сотруднику, находящемуся в командировке в выходные и праздничные дни, эти часы оплачиваются в двойном размере, поэтому в табеле проставляется значение КМ вместо В.
- По отпускникам – в ячейках, соответствующих выходным, указывается пометка ОТ, поскольку эти дни включаются в календарную продолжительность отпуска. Нерабочие праздничные дни из отпуска исключаются и фиксируются в табеле значением В.
- По новым работникам табель ведётся с даты приёма, ячейки до этого дня заполняются знаками «ХХ». Аналогично следует помечать невыходы сотрудника в связи с увольнением, начиная с даты увольнения (включительно) и до тех пор, пока он не будет исключён из табеля.
Табель учета рабочего времени должен быть в каждой организации независимо от ее формы собственности. За его отсутствие предусмотрено административное наказание, как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.
Из статьи вы узнаете:
- Для чего нужен табель;
- По какой форме вести учет;
- Оформление бланка
- Как заполнить
- По каким данным рассчитать выплаты работникам
Не допустить ошибок при заполнении кадровых документов, вам поможет журнал «Зарплата». При подписке на журнал сейчас вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите .
Кому и зачем нужен табель рабочего времени
Он содержит информацию о фактически отработанных часах и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации (простой, болезнь, прогулы и т. п.). Этот документ необходим:
- бухгалтеру . На основании сведений табеля работникам начисляется заработная плата, отпускные, пособия, командировочные.
- налоговикам . Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а, следовательно, и в занижении налоговой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение компанию могут оштрафовать на сумму от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, обяжут доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени.
- представителям ФСС России . Он может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
- трудовой инспекции . На его основании трудовики могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Если будет выявлено нарушение, придется заплатить штраф. Его размер для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
- органам статистики . С его помощью составляется ряд отчетов, например форма № П-4.
Еще Ваши коллеги читают:
Что грозит за отсутствие табеля
Отдельной статьи за неведение кадрового учета трудовое законодательство не устанавливает. Несмотря на это, если компания не будет вести табель учёта, она может быть привлечена к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательство о труде. Для должностных лиц - предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. Для организации - штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Кто заполняет
Руководитель компании назначает работников, ответственных за ведение табеля. Как правило, это руководители подразделений. Назначение ответственных оформляют приказом (образец ниже) и знакомят с ним ответственных работников под роспись. В компаниях с большой численностью может быть отдельная ставка табельщика. Табельщик передает этот документ в кадровую службу, оттуда он попадает в бухгалтерию уже заполненным.
Какой может быть форма
Организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- форма Т-12
- форма Т-13
Форма Т-12 используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». Она может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.
Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательных реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.
Таблица. Обязательные реквизиты
№ п/п |
Реквизит |
Что должно быть в табеле |
|---|---|---|
|
Наименование документа |
||
|
Дата составления |
При увольнении одного работника дата заполнения - последний день его работы |
|
|
Наименование экономического субъекта, составившего документ |
Наименование компании (можно типографским способом) Наименование структурного подразделения |
|
|
Информация об использовании сотрудниками рабочего времени (ФИО, табельные номера, должности работников, буквенные или числовые коды времени) |
||
|
Величина натурального изменения факта хозяйственной жизни, единицы его измерения |
Числовые показатели использованного времени (единица изменения (час, день)) |
|
|
Наименование должности лиц, ответственных за оформление документа |
Наименование должностей ответственных:
|
|
|
Подписи лиц, ответственных за оформление документа |
Подписи ответственных:
специалиста кадровой службы |
Составляется табель в одном экземпляре и передается в бухгалтерию. Имейте в виду: в компаниях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, сведения должны поступать в бухгалтерию не реже чем один раз в месяц.
В табель заносятся сведения о сотрудниках, которые трудятся на основании трудовых договоров, по принципу «одна должность - одна позиция». Исполнение обязанностей по другой должности в основное рабочее время в порядке совмещения профессий или замещения временно отсутствующего работника в табеле не отражается. Также не включаются исполнители, работающие на основании гражданско-правовых договоров. А вот если работник является внутренним совместителем, то сведения по нему должны отражаться два раза.
Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное наименование компании в соответствии с учредительными документами и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель, если таковое имеется.
Затем записываются порядковый номер документа, дата составления (как правило, это последний день отчетного периода), а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).
После шапки переходим к заполнению основной части документа.
В графе 1 проставляется порядковый номер работника.
В графах 2 и 3 указываются полные ФИО работника, его должность, присвоенный табельный номер. Заполнять эти графы надо на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят согласно приказу (распоряжению) о приёме на работу.
Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.
Если условными обозначениями не предусмотрено время, которое необходимо отразить в табеле, организация может ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение. Например, если нужно отразить перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (ч. 1 ст. 258 ТК РФ), можно ввести буквенный код КР и цифровой 37. Поскольку такие перерывы включаются в рабочее время и оплачиваются в размере среднего заработка в отличие от обычного рабочего времени, то в нижних строках нужно указать продолжительность перерыва (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).
Обозначения в табеле учета рабочего времени
Виды учитываемого времени |
Буквенный код |
Цифровой код |
|---|---|---|
|
Продолжительность работы в дневное время |
||
|
Продолжительность работы в ночное время |
||
|
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
||
|
Продолжительность сверхурочной работы |
||
|
Продолжительность работы вахтовым методом |
||
|
Служебная командировка |
||
|
Повышение квалификации с отрывом от работы |
||
|
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
||
|
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
||
|
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
||
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
||
|
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
||
|
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
||
|
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
||
|
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") с назначением пособия согласно законодательству |
||
|
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
||
|
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
||
|
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе |
||
|
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
||
|
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
||
|
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
||
|
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) |
||
|
Время простоя по вине работодателя |
||
|
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника |
||
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
||
В графе 5 проставляется, сколько дней и часов выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.
В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.
Графы 7—9 предназначены для отражения сведений, необходимых для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в документ, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7—8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.
Если в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Например, для зарплаты используется код 2000, для отпуска и компенсации - 2012, для больничных листов -2300 и т. д.
Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.
В графы 10—13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.
Подписывается документ лицом, ответственным за его заполнение, а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, либо директором компании.
Ниже вы найдете корректный образец заполнения табеля учета рабочего времени.
К сведению: к основному табелю может заводиться дополнительный лист. Например, он может потребоваться в случае увольнения работника в начале или середине месяца. Допустим, сотрудник увольняется 8 ноября. Тогда на отдельном листе табеля отражаются отработанные им дни, а 9 ноября делается запись «Уволен». По окончании месяца этот лист (на одного работника) прилагается к основному табелю, в котором уже не нужно дублировать информацию об уволенном сотруднике.
Еще один случай, когда может потребоваться дополнительный лист, - сотрудник отсутствовал на работе, но не позвонил, не уточнил, по какой причине. В такой ситуации до сдачи табеля в бухгалтерию графу «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» можно оставить незаполненной. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, не представил оправдательных документов, в табеле следует проставить отметку о неявке по невыясненным причинам — код НН или 30.
После того как работник представит оправдательные документы, например больничный лист, код НН нужно заменить кодом Б или 19. В этом случае к закрытому табелю прилагают дополнительный лист с точными сведениями по данному работнику.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Отработанный табель подшивается в специальные папки и по окончании года сдается архив, где он должен храниться не менее пяти лет. Если в компании вредные и опасные условия труда, то его следует хранить 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Как считать выплаты работникам
Все коды в табеле учета рабочего времени делятся на две группы: оплачиваемые и неоплачиваемые.
К неоплачиваемым, например, относится код «В» - выходные и нерабочие праздничные дни. Для удобства список неоплачиваемых кодов мы привели в таблице ниже.
Таблица. Коды, которые не нужно оплачивать
№ п/п |
Период времени |
Буквенный код |
Цифровой код |
|---|---|---|---|
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
|||
|
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя |
|||
|
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации |
|||
|
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
|||
|
Временная нетрудоспособности без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
|||
|
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) |
|||
|
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни |
|||
|
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) |
|||
|
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
|||
|
Время простоя по вине работника |
|||
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы |
|||
|
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)* |
|||
|
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы |
* Работникам, принимающим участие в забастовке, за этот период зарплата не положена. Но коллективным договором, локальным нормативным актом могут быть предусмотрены компенсационные выплаты.
По оплачиваемым кодам из табеля учета рабочего времени бухгалтер определит, какую выплату нужно рассчитать. Для каждой выплаты установлен свой порядок расчета. Для удобства мы составили таблицу, в которой вы найдете список самых распространенных оплачиваемых кодов и порядок расчета выплат по каждому коду.
Таблица. Порядок расчета выплат по оплачиваемым кодам
Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.
ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.
Табель - это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:
- Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
- Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.
На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность , выполнение обязанностей в выходные дни.
Законодательством установлена при пятидневной работе - 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке - 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.
Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.
Порядок применения табеля
Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.
Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.
Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.
Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.
При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.
В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров - 2010, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов - 2300 и т. д.
Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.
При этом стоит учитывать, что табель должен предоставляться двумя частями, из которых первая половина месяца предоставляется для начисления аванса по заработной плате, а вторая половина для начисления полной зарплаты по итогам отработанного месяца.
Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.
Табель учета рабочего времени образец заполнения
Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель – некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.
Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке - для какого структурного подразделения составляется этот табель.
Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).
После этого заполняется основная часть документа.
Графа 1 - номер по порядку строки в данном табеле
Графы 2 и 3 - Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.
Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой - в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.
Основные коды для заполнения посещаемости:
- Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
- К – если сотрудник находится в служебной командировке.
- В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
- ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
- Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
- ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
- Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
- ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
- НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.
В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца - дни сверху, часы снизу.
В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.
Графы 7-9
используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.
Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.
Основные коды по оплате труда:
- 2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
- 2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
- 2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
- 2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.
В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте - здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.
В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.
Нюансы
К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».
Неявка сотрудника на работу
Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» – «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия - больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.
Болезнь во время отпуска
Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.
Праздник во течении отпуска
Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).