Как часто формируется табель учета рабочего времени. Принципы заполнения табеля учета рабочего времени
Учет рабочего времени имеет большое значение. Без его точной фиксации невозможно определить сумму вознаграждения работнику за отработанный период, особенно если работа производилась в ночное время или праздничные дни. Для того чтобы различить периоды работы и отдыха Госкомстатом разработаны специальные коды, со значением и правилами расстановки которых попробуем разобраться дальше.
Общие правила ведения табеля рабочего времени
На законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех форм собственности. Наличие в штате организации хоты бы одного наемного сотрудника создает необходимость ведения табеля .
Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.
Ведение табельного учета позволяет быстро решать следующие задачи:
- четко контролировать рабочее и нерабочее время по каждой штатной единице;
- проверять соблюдение трудовой дисциплины. Это происходит благодаря скрупулезной фиксации опозданий, затянувшихся перерывов, не явок по различным причинам;
- исчислять сумму заработной платы за календарный период. Документ позволяет доказать правильность ее начисления;
- данные ведомости позволяют быстро получить всю информацию, необходимую для составления отчетности;
- легко обосновать штрафы, наложенные на сотрудника за нарушение графика явки на рабочее место.
Госкомстатом в 2004 году были предложены унифицированные формы для учета рабочего времени:
Начиная с 2013 года, их использование не является обязательным . Унифицированные формы очень удобны, поэтому продолжают повсеместно использоваться, по сей день.
Заполнение форм можно осуществлять двумя методами:
- сплошная регистрация. Сотрудник кадровой службы заполняет каждый день табеля. Делается это при помощи буквенного или цифрового кода, с указанием количества часов;
- фиксация отклонений. Данный способ позволяет отмечать только дни, в которых произошло отклонение, от установленного графика. При этом используется только буквенная кодировка. Отмечаются исключительно опоздания, отпуска, больничные листы, работа в ночное время и другое.
Документы, определяющие учетную и кадровую политику предприятия, должны четко фиксировать методы ведения табеля, а также используемые коды и их расшифровка.
Ответственный за составление табеля работник назначается отдельным приказом. Если приказ не издан, обязанность прописывается в трудовом контракте. Без назначения, требование от сотрудника ведение табельного учета, является неправомочным. Для выполнения этой функции администрация предприятия может определить любого работника.
Заполненный документ передается для утверждения директору организации. После подписания руководителем табель направляется в бухгалтерию. При наличии большого количества структурных подразделений, круг лиц, подписывающих ведомость, может быть расширен.
Ведомость учета рабочего времени может заполняться следующими способами:
- Вручную. Табельщик ежедневно делает соответствующие пометки в установленной форме.
- Автоматизировано. Информация заносится в специальную программу, а табель распечатывается на конец месяца.
К заполнению табеля нужно отнестись со всей ответственностью, так как это первый документ, который затребует трудовая инспекция при проверке.
При заполнении ведомости необходимо соблюдать следующие правила:
- все изменения относительно личного состава (добавление сотрудника, изменение фамилии и тому подобное) должны сопровождаться приказом;
- документ оформляется в единственном экземпляре;
- если документ заполняется вручную, можно использовать чернила только черного и синего цвета;
- открывается табель не позднее 2-3го числа текущего месяца;
- закрывается табель в последний день отчетного месяца;
- для каждой штатной единицы отводиться отдельная графа. Следует полностью прописывать имя и отчество работника, во избежание путаницы между однофамильцами. Желательно, чтобы в ведомости был прописан табельный номер трудящегося;
- в горизонтальные ячейки напротив фамилий вноситься информация о явках, неявках и отработанных часах;
- каждый столбец табеля равен определенному дню месяца;
- заполнение табеля производится каждый день. Основанием для заполнения ячеек являются приказы, докладные записки и прочая служебная информация;
- при обнаружении ошибки после закрытия табеля необходимо оформить корректировочную форму. Она отражает только внесенные изменения.
Без подписи табельщика и руководителя организации, табель считается недействительным.
Правила расстановки условных обозначений
Сотрудник, занимающийся оформлением табеля, несет большую ответственность. От его компетентности и внимательности зависит конечный результат – ежемесячное вознаграждение работникам предприятия за труд. Если табельщик пропустит чью-то фамилию, перепутает буквенное обозначение или запишет неправильно часы работы, по итогу месяца можно получить конфликтную ситуацию с рабочими.
К заполнению табеля необходимо подходить поэтапно, выполняя следующую пошаговую инструкцию:
До полной проверки документа, чтобы не переписывать его много раз, лучше вносить информацию карандашом , чтобы можно было легко сделать исправления.
Графы учета рабочего времени заполняются с использованием символов. Трудовое законодательство не требует обязательного использования кодировки . Каждый код, проставляется в соответствии с подтверждающими документами.
Очень часто возникает спор, как проставлять время пребывания сотрудника в командировке в период выходных. Часть специалистов утверждает, что весь период обозначается буквой «К» , другие утверждают, что время выходных необходимо обозначить кодировкой «В» .
Оба утверждения имеют право на жизнь. Для того чтобы не было разночтения при обработке данных табельного учета все эти моменты должны быть прописаны в приказе по отделу кадров.
Весь период отсутствия работника в связи с болезнью, при предоставлении больничного отмечается буквой «Б», без обозначения выходных дней. Это же правило распространяется при обозначении отпуска по беременности и родам.
При отметке очередного или дополнительного отпуска в табеле необходимо проставить праздничные и выходные дни.
Если в течение месяца произошло увольнение сотрудника, то после конечной даты его работы проставляются прочерки.
Каждый символ в табеле несет определенный смысл. По итоговым показателям рассчитывается заработная плата, анализируется качество использования рабочего времени, составляются отчеты в органы статистики.
Пример заполненного табеля:
Расшифровка самых распространенных
Для обозначения рабочих событий используется буквенная и цифровая кодировки. Их расшифровку можно найти на титульном листе ведомости формы Т-12. Предприятие самостоятельно выбирает, какая кодировка удобней для использования – буквенная или цифровая.
Не все коды постоянно требуются для заполнения табеля. Но некоторые, наиболее часто используемые, табельщик должен знать наизусть, чтобы избежать ошибок в заполнении граф:
| Цифровой шифр | Буквенный шифр | Значение | Примечание |
|---|---|---|---|
| 01 | Я | Явка в дневное время | Используется для обозначения фактического присутствия работника |
| 02 | Н | Явка в ночное время | Выполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра |
| 03 | РВ | Явка в праздничное время | Выполнение обязанностей в дни, которые согласно утвержденному графику, являются праздничными |
| 04 | С | Сверхурочные часы | При пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считаться сверхурочным периодом |
| 06 | К | Период командировки | Фиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации |
| 09 | ОТ | Период отпуска | Указывается время нахождения сотрудника отпуске |
| 10 | ОД | Период дополнительного отпуска | Некоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством |
| 14 | Р | Время пребывания в отпуске по беременности и родам | При наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период |
| 15 | ОЖ | Время декретного отпуска | Проставляется женщинам изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребенком до трех лет |
| 18 | ДБ | Период отпуска за свой счет | Обозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы |
| 19 | Б | Период болезни | Оплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа |
| 20 | Т | Время нетрудоспособности без оплаты | Факт болезни подтвержден справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником, без предоставления больничного |
| 26 | В | Дни выходных или праздников | Отмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие не работает |
| 30 | НН | Не явка на рабочее место без объяснения причины | Обычно временное обозначение, когда непонятна причина не явки сотрудника. После объяснения причины, буквенное обозначение может измениться |
Любые данные должны быть подтверждены первичными документами: больничным листом, приказом на предоставление отпуска или отправку в командировку и подобное.
Расшифровка всех условных обозначений, используемых для заполнения табеля учета рабочего времени:
Редко используемые
Некоторые цифровые или буквенные символы используются крайне редко. Квалифицированный учетчик, должен в них четко ориентироваться и знать, в каких случаях использовать:
| Цифровой шифр | Буквенный шифр | Значение | Примечание |
|---|---|---|---|
| 05 | ВМ | Вахта | Фиксируется время пребывания работника на вахте |
| 07 | ПК | Курсы, в месте работы | |
| 08 | ПМ | Курсы, в другой местности | |
| 11 | У | Период учебного отпуска с сохранением заработной платы | Отмечается время нахождения сотрудника в дополнительном отпуске, связанном с обучением |
| 13 | УД | Время учебного отпуска без сохранения заработной платы | |
| 16 | ДО | Период отдыха без сохранения заработной платы | Отмечается время нахождения работника в отгуле с согласия руководителя |
| 17 | ОЗ | Часы отпуска без сохранения заработной платы | Отпуск, предоставляемый при определенных условиях, не противоречащих трудовому законодательству |
| 21 | ЛЧ | Сокращенное время | Устанавливается, например, для сотрудников, которым не исполнилось 16 лет |
| 23 | Г | Часы неявки на рабочее место, с сохранением оклада | Фиксируется время исполнения общественных или государственных обязанностей |
| 24 | ПР | Время прогулов более четырех часов подряд | Отмечается время, в течение которого сотрудник отсутствовал на рабочем месте по различным причинам в течение четырех часов и более подряд |
| 29 | ЗБ | Часы забастовок | Время забастовки, о начале которой работник должен был предупредить |
| 31 | РН | Часы простоя по независящим от трудящегося причинам | Фиксируется время присутствия на работе без осуществления рабочего процесса по различным причинам |
| 32 | НП | Часы простоя по вине работника |
Любое обозначение в ведомости несет определенную смысловую нагрузку. Поэтому прежде чем применять то или иной символ необходимо четко понимать его смысл.
Можно ли использовать свои обозначения
Трудовым законодательством не запрещено использовать собственную и цифровую буквенную кодировку
. Это положение обозначено в Приказе Министерства финансов РФ от 30.03.2015 года № 52н.
Многие предприятия, с нормированным рабочим днем, используют упрощенный табель, в котором вместо буквенного определения явки, ставится цифра «8». Это указывает на то, что сотрудник отработал полный день.
Присутствие сотрудника на месте можно обозначит буквой «Ф», что будет обозначать фактическую явку. Очередной отпуск можно обозначить «ОО», а дополнительный «ДО». Главное, что каждое нововведение должно быть закреплено приказом об учетной политике.
Ведение табельного учета – это обязательная норма закона для каждого предприятия . Организация может самостоятельно разработать наиболее удобную для себя форму и ввести любую буквенную кодировку, а может использовать унифицированные формы, разработанные Госкомстатом. Эти формы прошли проверку временем и зарекомендовали себя с лучшей стороны.
В данном видео вы найдете полезную информацию правилах ведения и заполнения табеля учета рабочего времени.
Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется любой компанией, так как в нем отражаются важные сведения обо всех работниках, позволяющие контролировать трудовую дисциплину. Табель содержит сведения о количестве отработанного каждым сотрудником времени. Исходя из них, руководство решает, кого поощрить, кого наказать депремированием, а бухгалтер начисляет зарплату.
Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода. Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.
Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.К особому режиму относится ненормированный рабочий день . Он предусматривает возможность привлечения начальством сотрудника к исполнению его обязанностей вне пределов установленного рабочего времени.
Еще один режим — это гибкий график . Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.
В практике применяется учет трех видов:
- поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
- недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
- суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.
Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени
Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.
Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.
Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.
Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.
Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.
Временные работники, практиканты, которым предусмотрена оплата труда, также вносятся в табель. Но! Не табелируются работающие по гражданско-правовому договору, а совместителям предоставляется отдельный табельный номер.
Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.
Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.
- Сверху нужно указать название компании. Оно должно полностью соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
- Далее заполняются разделы «Дата составления» (зачастую это крайний день отчетного месяца) и «Номер документа».
- Ячейка «Отчетный период» содержит диапазон с 1-го по последнее число месяца.
- Первый столбец первого раздела («Учет рабочего времени») содержит порядковые номера персонала.
- Столбцы 2 и 3 заполняют, исходя из личных карточек (форма № Т-2)
- 4-й и 6-й столбцы — это код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
- 5-я и 7-я графы — это промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
- Столбцы с 8-го по 17-й заполняются в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
- 8-я графа представляет собой сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
- 9-я графа — сумма нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
- 14-я и 16-я графа — это количество часов и дней.
- 15-я графа содержит код причины неявки.
- 17-я графа — общее число выходных дней за месяц.
Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.
Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения
Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:
| Показатель | Буквенноеобозначение | Цифровоеобозначение |
| Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод. | ЯНРВСВМ | 102 030 405 |
| Командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность. | ПКПМ | 0708 |
| Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты. | ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ | 9 101 112 131 415 161 856 |
| Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия. | БТ | 1920 |
| Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательством | ЛЧ | 21 |
| Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу) | ПВ | 22 |
| Невыходпо причине общественных или государственных обязанностей | Г | 23 |
| Прогулыпо неуважительной причине | ПР | 24 |
| Режимнеполного рабочего времени по решению руководителя | НС | 25 |
| Выходныеи праздничные дни | В | 26 |
| Дополнительныеоплачиваемые выходные | ОВ | 27 |
| Дополнительныенеоплачиваемые выходные | НВ | 28 |
| Забастовка, осуществленная в порядке законодательства | ЗБ | 29 |
| Неявкипо непонятным причинам | НН | 30 |
| Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудника | РПНПВП | 313 233 |
| Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплаты | НОНБ | 3435 |
| Приостановкаработы по причине задержки зарплаты | НЗ | 36 |
Программы для ведения табеля учета рабочего времени
Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.
Все операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.
Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:
- рабочего времени;
- ночных рабочих часов;
- дневных рабочих часов;
- времени нетрудоспособности сотрудника;
- отработанного времени в периоды выходных и праздников;
- прогулов;
- недоработки или переработки.
Программа «Табель учета рабочего времени»
Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700−800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.
Напишите вопрос в форме ниже:
Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.
Кто заполняет табель
Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо.
В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы. В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре.
Алгоритм работы с табелем
В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии.
Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:
- Название компании (по порядковый номер и дата заполнения.
- Период, на который открывается табель.
- Порядковые номера персонала и их данные из личных карточек.
Остальные данные вносятся в течение месяца, а заполнение той части, которая относится к заработной плате, остается за работником бухгалтерии.
Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.
| Наименование | Буквенное обозначение | Цифровое обозначение | |
| 1 | Дневное и вечернее время работы | Я | 01 |
| 2 | Ночное время работы | Н | 02 |
| 3 | Работа по выходным и праздникам | РП | 03 |
| 4 | Сверхурочная работа | с | 05 |
| 5 | Командировка | К | 10 |
| 6 | Основной отпуск | от | 14 |
| 7 | Дополнительный отпуск | од | 15 |
| 8 | Учебный отпуск | У | 16 |
| 9 | Сокращенное время работы для учащихся | УВ | 17 |
| 10 | Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда | УД | 18 |
| 11 | и родам | р | 19 |
| 12 | Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой) | оч | 20 |
| 13 | Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый) | ож | 21 |
| 14 | Неоплачиваемый отпуск | до | 22 |
| 15 | Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом | ОЗ | 24 |
| 16 | Больничный | Б | 25 |
| 17 | Неоплачиваемая нетрудоспособность | т | 26 |
| 18 | Часы сокращения работы | лч | 27 |
| 19 | Простои (по причинам, не связанным с работником) | вп | 28 |
| 20 | Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда) | г | 29 |
| 21 | Прогулы без уважительной причины | ПР | 31 |
| 22 | Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день) | НС | 32 |
| 23 | Выходные дни | в | 33 |
| 24 | Забастовки | ЗБ | 34 |
| 25 | Неявки по неясным причинам | НН | 35 |
В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.
Обычное заполнение бланка
Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.
В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.
В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву "В", под ней 0, в рабочий день соответственно "Я" и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.
Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.
Заполняем табель учета рабочего времени с умом
Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.
На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте - В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.
Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.
Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере
Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).
Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.
Использование специального программного обеспечения
При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.
При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.
Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.
О хранении документов
Для чего используется табель? Это основание для бухгалтерии для в том или ином размере, а также основное доказательство того, что сотрудник находился на месте работы и выполнял свои обязанности. Без сомнения, этот документ очень важен для каждой организации.
Тогда сколько хранится эта форма? Табель учета рабочего времени необходимо хранить на протяжении года. Это установлено законодательно, а такие нормы необходимо соблюдать.
При утере уже закрытого табеля не стоит поднимать панику. Его всегда можно восстановить по другим документам. Для этого используются объяснительные, больничные листы, информация о командировках, график отпусков и др. Все, что подтверждает и объясняет отсутствие человека на его рабочем месте, можно применить для восстановления данных.
Кому может понадобиться табель?
Этот документ часто требуется при различных проверках. Например, налоговая служба проверяет его наличие в организации и правильность заполнения.
Отсутствие табеля даже в самой маленькой фирме может стать поводом для достаточно большого штрафа. То же самое происходит и при допущении ошибок в заполнении бланков. Это касается как расчетов, так и неправильного употребления условных обозначений.
Наличие табелей обязательно. Они нужны как для самой компании (бухгалтерский учет, дисциплинирование сотрудников), так и для проверяющих организаций. А самое главное — правильно применять условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Тогда можно избежать ряда проблем с сотрудниками и контролирующими органами.
Для того чтобы выплачивать зарплату своим работникам без ошибок, необходимо знать, как в компании правильно заполнять табель учета рабочего времени. Это подразумевает осуществление контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, а также проведенного на работе времени. Наниматель обязан фиксировать все эти данные, вне зависимости от того, как много работников трудится у него в штате. Работодатель следит за количеством часов и дней, которые фактически были отработаны.
Какие требования предъявляются к заполнению
Особых требований к ведению табеля нет. Важно, чтобы в нём отсутствовали ошибки и были указаны все данные. В остальном - это может быть и разработанная государственной организацией форма, и собственная форма компании. Табель обязательно содержит именной перечень сотрудников всего предприятия или отдельной его части. Заполняется в алфавитном порядке.
Должны быть отражены:
- рабочие дни,
- выходные,
- больничные,
- отпуск.
Существуют две основные методики ведения документации. Первый метод заключается в том, чтобы отмечать любое присутствие и отсутствие сотрудника на рабочем месте. Второй же - подразумевает, что отмечаются только отклонения от нормированного поведения работника. Как удобнее, так работодатель и будет вести учет времени. Многие предприятия разрабатывают собственные нормы ведения табеля учета рабочего времени, т.к. на государственном уровне их нет.
Кто отвечает за отчетность
Обычно за заполнение табеля отвечает специальный сотрудник, который и должен знать, как заполнять табель учета рабочего времени. Табель ведется в единственном экземпляре, существование копий не допускается. Единственное исключение - ведение учета в электронном и бумажном виде одновременно, но фиксирование данных только в электронном виде запрещено. На компьютере можно вести табель учета рабочего времени в excel или при помощи специальной программы в 1C.
Правила заполнения
Каждому работнику предприятия назначается собственный табельный номер, под которым он фиксируется во всех документах. Самовольное удаление и внесение работников в перечень запрещено. Это производится только после издания соответствующих локальных документов. Например, приказов об увольнении.
Если предприятие использует для учета времени работников программное обеспечение 1С, то можно не назначать сотрудникам табельные номера. Учет времени происходит автоматически с использованием идентификационных номеров, присвоенных программой самостоятельно.
Читайте также Режим работы у медицинских работников, продолжительность рабочего времени
В табеле указываются все работники, в том числе:
- принятые на сезонную работу,
- учащиеся с оплатой труда,
- временные работники.
Если оформление работника было по гражданско-правовому договору, то его не требуется вносить в табель.
Открывается табель первым числом каждого месяца. В последний же день необходимо произвести подсчет всех отработанных часов и дней. Каждый месяц бухгалтерия должна получать для обработки данных заполненный табель, заверенный подписью руководителя. Однако на предприятии могут быть установлены иные правила заверения данного документа. На основе полученных данных бухгалтеры высчитывают заработную плату, положенную сотрудникам за прошедший месяц. Обычно данные передаются два раза в месяц - для расчета аванса и основной заработной платы.
На титульном листе содержится перечень сокращений, которые используются при заполнении. Как составить сокращения и какой код выбрать - остается на усмотрение организации.
Данные, которые часто указывают неправильно:
- ФИО сотрудника.
- Должность сотрудника.
- Праздничный день должен быть отмечен как нерабочий.
- День перед праздником должен быть по продолжительности меньше на час.
- Важно помнить, что продолжительность рабочей недели для большинства сотрудников не должна превышать 40 часов.
- Каждую неделю должен быть предоставлен беспрерывный отдых на протяжении 42 часов. За превышение нормы работы, выявленной при проверке, нанимателя обязывают выплатить сотруднику компенсацию.
Общие требования к тому, как правильно заполнять табель учета рабочего времени
- В шапке листа прописывается наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами, а также указывается подразделение, к которому относятся работники, указываемые в табеле.
- Указывается ОКПО.
- Необходимо указать дату, когда был заполнен документ. Это должно быть последнее число месяца.
- Указывается номер документа.
- Отчетный период - срок, за который рассчитывается зарплата.
- Данные сотрудников вносятся в соответствии с приказами о зачислении на работу.
- В столбцах 4 и 6 ведется учет отработанного сотрудником времени, а в 5 и 7 - осуществляется промежуточный и итоговый подсчеты часов для расчета заработной платы.
- Заполняется ежедневно.
- Все остальные столбцы должны заполняться только по истечении расчетного месяца.
- Для итогового подсчета важны только отработанные дни.
- В 14 столбце указывается количество дней, когда работник не явился на работу, а в 15 - причина, по которой это произошло.
- В 17 графе указывается количество выходных, положенных по закону, с учетом праздничных дней.
- Документ может быть подписан директором организации или сотрудником отдела кадров.
- Все данные в табель заносятся только на основании соответствующих приказов, выпущенных на предприятии. Если сотрудника привлекали к работе сверхурочно, об этом должен быть выпущен документ. Если он был на больничном, то должен предоставить листок о нетрудоспособности. При отсутствии документов, подтверждающих причины неявки на работу, в соответствующей графе проставляется НН.
- Существует 36 различных кодов для указания причин отсутствия сотрудника на работе или особенностей трудового дня. Применяемые для заполнения коды не учитывают все ситуации, возникающие в рабочем процессе. Из-за этого может возникнуть путаница.
- Особенности заполнения табеля при сменной работе: на локальном уровне составляется документ, регулирующий сменность. В нем указывается продолжительность и частота смен.
- При увольнении сотрудника для него приходится заводить специальный дополнительный табель, поскольку закон обязывает рассчитать его заработную плату в последний рабочий день, а он может не совпадать с последним днем месяца.
Важно! Информация, содержащаяся в табеле, помогает также мотивировать и подтверждать наложенные на сотрудника взыскания. Нужно только правильно заполнить документацию.
Табель учета рабочего времени – служит основанием для расчета зарплаты сотрудникам. Данный документ содержит сведения о наличии сотрудников на своих рабочих местах или же об их отсутствии с указанием причины. Для заполнения можно воспользоваться унифицированной формой Т-13 или же формой Т-12. В рамках этой статьи мы подробно рассмотрим особенности заполнения табеля формы Т-13, приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени на примере формы Т-13. Кроме того, вы можете скачать бланки обеих форм ниже.
Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу, в которой для каждого сотрудника предприятия учитывается явки и неявки на работу. Выводится общее количество отработанных дней и часов за месяц. Помимо этого, указываются кодовые обозначения причин неявок на работу.
Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения
Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:
- отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
- отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.
В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.
Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.
В графе 2 и 3 ставится ФИО, должность работника, его табельный номер.
В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.
Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.
В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:
- Я – день отработан полностью;
- В – выходной день;
- К – нахождение работника в командировке;
- Б – на больничном;
- ОТ – в отпуске.
По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.
Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)
Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для .
Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:
- 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
- 2012 – код табеля учета рабочего времени для оплаты отпускных;
- 2300 – код при оплате больничного листа и пр.
Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.
Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:
- код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
- корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
- 7, 8 графы остаются пустыми;
- 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.
Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.
В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.
Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.
Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:
- К – командировка;
- Б – больничный;
- ОТ – отпуск и пр.
Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.
Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Скачать табель учета рабочего времени (форма Т-13). Образец и бланк в Excel
Ниже можно скачать бланк табеля учета рабочего времени на одном листе, а также в качестве примера ниже можно посмотреть заполненный образец документа.
Видео-урок “Табель учета рабочего времени. Форма Т-13”
В данном видео-уроке показан подробный пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13.