Vorabmeldung: Was berücksichtigt werden kann, Musterbefüllung, wesentliche Transaktionen. So füllen Sie ein JSC-Formular-1-Formular für den Vorabbericht aus
Ein Vorabbericht ist ein primäres Dokument, das erstellt wird, um einem Mitarbeiter über die Geldausgaben für den Kauf von Waren, Dienstleistungen und Arbeiten zu berichten. Lassen Sie uns gemeinsam die Spesenabrechnung ausfüllen: Wir betrachten die gesamte Vorgangskette, deren Ergebnis die korrekte Erstellung der Spesenabrechnung sein wird. Das Formular zur Vorabmeldung können Sie am Ende dieses Artikels herunterladen.
Die Organisation muss lokale Vorschriften für den Bargeldumlauf, einschließlich der Ausgabe an verantwortliche Personen, entwickeln und genehmigen. Solche Dokumente sind:
- Regelungen zu Abrechnungen mit verantwortlichen Personen, die unter Berücksichtigung der Anforderungen der Richtlinie Nr. 3210-U der Bank von Russland vom 11. März 2014 (im Folgenden als Verfahren Nr. 3210-U bezeichnet) entwickelt wurden;
- eine vom Leiter der Organisation genehmigte Liste der Mitarbeiter, die Anspruch auf rechenschaftspflichtige Mittel haben;
- Bestellungen auf Geschäftsreisen;
- Antrag des Arbeitnehmers auf Ausstellung abrechnungsfähiger Beträge (mit Angabe des Kontos für die Geldüberweisung per Banküberweisung).
Daher werden die abrechnungspflichtigen Beträge nur in einer bestimmten Reihenfolge auf der Grundlage der Anordnung des Geschäftsführers des Unternehmens und/oder des Antrags des Arbeitnehmers ausgegeben.
Ausgabe rechenschaftspflichtiger Beträge
Das allgemeine Verfahren zur Ausgabe von Geldern für die Berichterstattung ist in Abschnitt 6.3 des Verfahrens Nr. 3210-U festgelegt. Daher kann eine Organisation rechenschaftspflichtige Mittel auf folgende Weise ausgeben:
- Bargeld aus der Kasse;
- durch bargeldlose Überweisung auf eine Bankkarte (siehe Schreiben des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 25. August 2014 Nr. 03-11-11/42288).
Bargeld kann an Mitarbeiter ausgegeben werden, mit denen ein Arbeitsvertrag oder ein zivilrechtlicher Vertrag abgeschlossen wurde (siehe Schreiben der Zentralbank der Russischen Föderation vom 2. Oktober 2014 Nr. 29-R-R-6/7859).
Unmittelbar vor der Auszahlung von Geldern an einen Mitarbeiter der Buchhaltung des Unternehmens muss geprüft werden, ob der Mitarbeiter Schulden aus zuvor gewährten Vorschüssen hat. Liegen solche Informationen nicht vor (der Mitarbeiter hat die zuvor ausgegebenen Gelder nicht gemeldet), hat er keinen Anspruch auf Erhalt anderer rechenschaftspflichtiger Beträge (Absatz 3, Ziffer 6.3 der Verordnung Nr. 3210-U).
Vorabbericht
Das Formular für die Vorabmeldung 2019 bleibt unverändert. Vergessen Sie nicht, dass der Vorabmeldung Belege beigefügt werden müssen.
Das Gesetz enthält keine Anforderungen an die obligatorische Verwendung einheitlicher Formen primärer Buchhaltungsdokumente. Gleichzeitig unterliegt jeder Sachverhalt des Wirtschaftslebens der Eintragung in ein primäres Buchhaltungsdokument, das durch Absatz 1 der Kunst bestimmt wird. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ. Organisationen haben das Recht zu wählen:
- selbstständig Berichtsformulare entwickeln;
- Verwenden Sie das einheitliche Formular Nr. AO-1 (genehmigt durch Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 01.08.2001 Nr. 55).
Sie können das Vorabberichtsformular im Formular Nr. AO-1 im Excel-Tabellenformat am Ende des Artikels kostenlos herunterladen. Ein Beispiel für das Ausfüllen ist in der Abbildung unten dargestellt.
Alle verwendeten Primärdokumente müssen in der Rechnungslegungsrichtlinie genehmigt werden (Gesetz Nr. 402-FZ, Abschnitt 4 der PBU 1/2008 „Rechnungslegungsrichtlinie der Organisation“).
Nach Erhalt der Mittel ist die verantwortliche Person verpflichtet, innerhalb einer Frist von höchstens drei Werktagen nach dem Ablaufdatum, für das die Mittel für den Bericht ausgegeben wurden, oder ab dem Datum der Rückkehr zur Arbeit, einen Vorabbericht mit beigefügten Belegen einzureichen Dokumente (Ziffer 6.3 der Weisung Nr. 3210-U) an die Buchhaltung. Wird der Vorabbericht nicht rechtzeitig erstellt, stellt dies einen Verstoß gegen die Bargelddisziplin dar (Artikel 15.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation).
Füllvorgang
Schauen wir uns an, wie man einen Vorabbericht ausfüllt (siehe Beispiel für 2019 unten). Geeignet ist beispielsweise das einheitliche Formular AO-1 „Vorabmeldung“.
Der Melder gibt Daten in die folgenden Felder ein.
Ausfüllen der Vorderseite des Formulars Nr. AO-1:
- Name der Organisation, die Gelder auf Rechnung ausgegeben hat;
- Datum der Vorbereitung;
- strukturelle Unterteilung;
- Angaben zur verantwortlichen Person: vollständiger Name, Position, Tab. Nummer;
- Verwendungszweck des Vorschusses, zum Beispiel: Reisekosten, Haushaltsausgaben. Bedürfnisse usw.;
- Unten sollten Sie die Anzahl der beigefügten Belege angeben.
Ausfüllen der Rückseite des Formulars Nr. AO-1:
- alle Angaben zu den Belegen, die die entstandenen Kosten belegen;
- Die Höhe der angefallenen Kosten wird in der Spalte „Höhe der Kosten laut Bericht“ ausgewiesen.
Ein Mitarbeiter des Finanz- oder Buchhaltungsdienstes prüft die von der verantwortlichen Person ausgefüllten Felder und füllt zusätzlich folgende Felder aus:
- Nummer;
- Informationen über ausgegebene Mittel, aufgeschlüsselt nach Betrag: frühere Vorschüsse (Saldo oder Mehrausgaben); wird an der Kasse für laufende Ausgaben ausgestellt (als Referenz mit Angabe der Währungen);
- „ausgegeben“ – der genehmigte Betrag sollte angegeben werden;
- „Rest-/Überausgaben“ – die Höhe der verbleibenden Mittel wird berechnet;
- „Buchhaltungseintrag“ – muss Einträge enthalten, die nach Genehmigung des Berichts gebucht werden.
Nach Überprüfung der Richtigkeit des Ausfüllens des Dokuments, der Richtigkeit sowie der Verwendungszweck der ausgegebenen Mittel wird das Formular zur Genehmigung an den Leiter der Organisation gesendet.
Nach der Genehmigung der Spesenabrechnung werden auf der Rückseite der Spesenabrechnung in der Spalte „Zur Abrechnung akzeptierter Spesenbetrag“ die Beträge mit Angabe der Buchhaltungskonten angegeben, denen die Spesen der verantwortlichen Person zugeordnet werden. Die Vorabmeldung und die darin enthaltenen Eintragungen müssen mit den Eintragungen in den Buchhaltungsregistern übereinstimmen. Anschließend erfolgt die endgültige Abrechnung mit der verantwortlichen Person.
Der abgetrennte Teil der Vorabmeldung wird dem Arbeitnehmer zurückgegeben. Dieses Gegenblatt ist ein Beweis für die Berichterstattung über rechenschaftspflichtige Mittel.
Probefüllung AO-1
Belege
Belege können in zwei Gruppen eingeteilt werden:
- finanziell – die Tatsache der Zahlung von Geldern und die Verwendung rechenschaftspflichtiger Beträge für den vorgesehenen Zweck bestätigen;
- Versandpapiere – bestätigen den Erhalt der Sachwerte.
Alle Belege müssen die erforderlichen Angaben enthalten: Name der Gegenpartei, Datum, Inhalt des Sachverhalts des Wirtschaftslebens, Menge, Kosten sowie vollständiger Name, Position und Unterschrift der Person, die den Bericht erstellt hat.
Betrachten wir die Besonderheiten beim Ausfüllen verschiedener Arten von Belegen.
Bareingang und strenges Meldeformular
Eine Kassenquittung oder ein strenges Meldeformular (im Folgenden SSR genannt) bestätigt die tatsächliche Zahlung (d. h. die Tatsache, dass die verantwortliche Person das erhaltene Geld ausgegeben hat). Die Formulare müssen die in Art. 11 DSGVO vorgesehenen Pflichtangaben enthalten. 4,7 54-FZ.
Unter Berücksichtigung der Besonderheiten ihrer Tätigkeit oder der Merkmale ihres Standorts führen die Gegenparteien Berechnungen ohne Verwendung von Registrierkassen durch (Artikel 2 Absätze 2, 3, 5-7 des Gesetzes Nr. 54-FZ).
Die erforderlichen BSO-Angaben sind:
- Name;
- Serie;
- BSO-Nummerierung;
- Zahlungsdatum und Datum der Registrierung des BSO;
- Name des Dienstleisters unter Angabe der Steueridentifikationsnummer und Anschrift;
- Name und Kosten der Dienstleistungen;
- Position, persönliche Unterschrift und vollständiger Name. Mitarbeiter des Lieferanten;
- Stempel (falls vorhanden);
- Abdruck der Druckerei, die das Formular hergestellt hat.
Das BSO muss Angaben zur Druckerei (Name, Adresse, TIN) enthalten; Die Serie und Nummer des Formulars müssen in einer speziellen Zeile gedruckt werden.
Kaufbeleg und Rechnungen
Der Kaufbeleg hat keine einheitliche Form. Dementsprechend hat jede Organisation das Recht, Formulare unabhängig zu entwickeln. Dies gilt auch für Rechnungen. Sie müssen das Formular lediglich auf das Vorhandensein der erforderlichen Angaben überprüfen.
Es ist zu beachten, dass es sich bei diesen Dokumenten um Versanddokumente handelt und keine Zahlungsbestätigung enthalten; sie mindern dementsprechend nicht die Höhe der abrechnungspflichtigen Beträge, außer in Fällen, in denen der Erwerb von Waren und Materialien von UTII-Zahlern erfolgt, die sie nicht nutzen Kassen. In diesem Fall ist die Kostenbestätigung ein Kaufbeleg (siehe Schreiben des Finanzministeriums Russlands vom 19. Januar 2010 Nr. 03-03-06/4/2, vom 11. November 2009 Nr. 03-01- 15/10-499 vom 6. November 2009 Nr. 03-01-15/10-492 vom 01.09.2009 Nr. 03-01-15/9-436).
Rechnungen und UPD
Eine Rechnung ist ein Steuerdokument, das in diesem Fall die Möglichkeit bietet, die Mehrwertsteuer als Abzug vom Budget zu akzeptieren. Bitte beachten Sie, dass Rechnungen an Privatpersonen, die Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) gegen Bargeld kaufen, nur ausgestellt werden, wenn sie über eine Vollmacht zum Erhalt dieses Formulars verfügen (Artikel 168 Absatz 7 der Abgabenordnung).
Der Universaltransferbeleg ist sowohl Steuer- als auch Versandbeleg. Laut UPD können Sie gleichzeitig Inventargegenstände annehmen und die Mehrwertsteuer für den Abzug vom Budget berücksichtigen.
Eine Rechnung und ein UPD sind keine Dokumente, die die Zahlung von Sachwerten bestätigen, und mindern dementsprechend nicht die Höhe der rechenschaftspflichtigen Beträge.
Im Jahr 2019 wurden neue Rechnungsformen und UPD eingeführt!
Belege für einzelne Transaktionen
Besondere Beachtung bedarf die Vorgehensweise bei der Dokumentation von Reise- und Bewirtungskosten. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Punkte für diese Kostengruppen fest.
Reisekosten
Nach Inkrafttreten der durch die Regierungsverordnung Nr. 749 „Über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen“ (im Folgenden: Verordnung Nr. 749) angenommenen Änderungen gelten die Formulare Reisebescheinigung, Dienstauftrag und Bericht über die geleistete Arbeit Eine Dienstreise muss nicht ausgefüllt werden. Organisationen haben das Recht, in örtlichen Vorschriften die Notwendigkeit des Ausfüllens dieser Formulare festzulegen.
Wenn die Organisation beschließt, keine Reisebescheinigungen zu verwenden, ist es zur Bestätigung des Tagegeldes erforderlich, der Vorabmeldung für die Geschäftsreise eine formlose Abrechnungsbescheinigung beizufügen. Die Form der Bescheinigung sollte im Rahmen der Rechnungslegungsgrundsätze genehmigt werden.
Die Gesetzgebung begrenzt die Höhe der Zahlungen in Form von Tagegeldern an Mitarbeiter der Organisation nicht. Die Höhe des Tagegeldes ist per Verordnung zu genehmigen oder in der Reisekostenordnung anzugeben. Von der Zahlung der Versicherungsprämien sind Tagegelder in einer Höhe von höchstens 700 Rubel für jeden Tag einer Geschäftsreise in der Russischen Föderation und höchstens 2.500 Rubel für jeden Tag einer Geschäftsreise ins Ausland befreit (Absatz 2). Artikel 422 der Abgabenordnung). In gleicher Höhe werden Tagegelder bei der Berechnung der Einkommensteuer nicht in das Einkommen des Arbeitnehmers einbezogen (Artikel 217 Absatz 3 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).
Wir sollten nicht vergessen, dass bei Reisen in ein Gebiet, in dem der Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, jeden Tag nach Hause zurückzukehren, oder bei der Entsendung eines Arbeitnehmers auf eine eintägige Reise kein Tagegeld gezahlt wird (Ziffer 11 der Resolution Nr. 749).
E-Ticket
Der Vorabbericht für die Dienstreise 2019 muss unter Berücksichtigung der Stellungnahme des Finanzministeriums gemäß Schreiben Nr. 03-03-06/1/35214 vom 06.06.2017 erstellt werden. In diesem Schreiben wird klargestellt, dass beim elektronischen Kauf eines Flugtickets der elektronische Ticketbeleg und die Bordkarte als Belege für Einkommensteuerzwecke gelten.
In diesem Fall muss die Bordkarte der verantwortlichen Person die Tatsache der Luftbeförderung bestätigen. Voraussetzung hierfür ist in der Regel ein Prüfstempel.
Wenn auf der ausgedruckten elektronischen Bordkarte kein Prüfstempel vorhanden ist, muss der Steuerzahler bestätigen, dass die verantwortliche Person die Luftbeförderungsdienstleistungen auf andere Weise erbracht hat.
Abrechnung der von Spediteuren erbrachten Leistungen
Sehr oft sind in einem Luxusreiseticket die Kosten für Dienstleistungen (Mahlzeiten, Grundbedürfnisse und Hygieneartikel, einschließlich Bettwäsche, Drucksachen usw.) enthalten.
Das Finanzministerium erläuterte im Schreiben Nr. 03-03-РЗ/37488 vom 16. Juni 2017, wie die Kosten für Zusatzleistungen berücksichtigt werden.
Die Kosten für Zusatzleistungen bei Reisen in Luxusautos unterliegen nicht der Einkommensteuer (Artikel 217 Absatz 3 der Abgabenordnung).
Bei der Gewinnbesteuerung von Organisationen werden die Kosten für Zusatzleistungen vollständig als Teil der sonstigen Aufwendungen berücksichtigt (§ 12 Abs. 1 Satz 1, Art. 264 der Abgabenordnung).
In Bezug auf die Mehrwertsteuer ist die Meinung jedoch umgekehrt: Wenn die Höhe der zusätzlichen Gebühren und Dienstleistungen unter Berücksichtigung der Kosten für Verpflegungsdienstleistungen ermittelt wird, ist der Mehrwertsteuerbetrag nicht abzugsfähig (Artikel 171 Absatz 7 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). ).
Unterhaltungskosten
Keine der aktuellen Regelungen enthält Vorgaben zum Umfang und Verfahren der Bewirtungskostenabwicklung. Auf dieser Grundlage muss die Organisation in ihren Rechnungslegungsrichtlinien oder einem besonderen Regulierungsgesetz unabhängig eine Liste von Belegen entwickeln und genehmigen, die die Gültigkeit und den geschäftlichen Zweck der von verantwortlichen Personen getätigten Bewirtungskosten bestätigen.
Um die Kosten für den Empfang und die Betreuung russischer und ausländischer Delegationen korrekt abzubilden, empfehlen wir die Erstellung der folgenden Dokumente (siehe Schreiben des Finanzministeriums Nr. 03-03-06/4/26 vom 22.03.2010 und Nr. 03-03 -01.06.807 vom 13.11.2007):
- eine Anordnung zur Einsetzung einer Kommission zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Abschreibung von Bewirtungskosten;
- allgemeiner Kostenvoranschlag für den Empfang einer Delegation, unterzeichnet vom Leiter der Organisation, mit Angabe der für den Empfang der Delegation verantwortlichen Person und einer (detaillierten) Kostenaufstellung;
- ein Dokument, aus dem Folgendes hervorgeht: der Zweck der Ankunft der Delegation (z. B. eine Einladung), das Sitzungsprogramm, die Zusammensetzung der Delegation mit Angabe der Positionen sowohl der eingeladenen Partei als auch der Organisation;
- eine Bescheinigung über ausgegebene Souvenirs oder Muster fertiger Produkte, aus der hervorgeht, was, an wen und wie viel vergeben wurde;
- Berechnung der erbrachten Buffetleistung: Angabe der Art der Produkte, des Preises, der Menge und des Gesamtbetrags, unterzeichnet von der verantwortlichen Person und der Person, die den Tisch bedient.
Den Berichten sind Dokumente beizufügen, die den Kauf von Produkten, Souvenirs und anderen Inventargegenständen bestätigen.
Zu den Repräsentationsaufwendungen zählen Aufwendungen in Höhe von höchstens 4 % der Lohnaufwendungen des Steuerpflichtigen für den Berichtszeitraum (Steuerzeitraum). Folgende Aufwendungen werden nicht als Bewirtungskosten anerkannt:
- Ausgaben für die Organisation von Unterhaltung;
- urlaubsbezogene Ausgaben.
Als Datum der Anerkennung der von einer verantwortlichen Person ausgegebenen Bewirtungskosten gilt das Datum der Genehmigung des Vorabberichts durch den Leiter der Organisation.
Speichern von Spesenabrechnungen
Für Zwecke der Steuerbuchhaltung müssen Dokumente 4 Jahre lang aufbewahrt werden (Absatz 8, Absatz 1, Artikel 23 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). Es ist zu beachten, dass im Falle eines Schadens die Belege über die Aufwendungen 10 Jahre lang aufzubewahren sind (Ziffer 4
Das Ausfüllen einer Vorabmeldung erfolgt in Fällen, in denen Mitarbeiter von Unternehmen und Organisationen von der Buchhaltung einen bestimmten Geldbetrag für Ausgaben im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erhalten.
DATEIEN
Am häufigsten werden Mittel für Reisekosten oder Ausgaben im Zusammenhang mit den Geschäfts- und Haushaltsaktivitäten des Unternehmens (Einkauf von Schreibwaren, Büropapier, Möbeln usw.) ausgegeben. Vor der Ausstellung von Finanzmitteln muss der Buchhalter jedoch vom Direktor des Unternehmens eine entsprechende Anordnung oder Anordnung erhalten, in der die genaue Höhe und der Zweck der Vorschussgewährung angegeben sind.
Nach Anfall der Ausgaben ist der Arbeitnehmer, der das Geld erhalten hat, verpflichtet, den Restbetrag an die Kasse des Unternehmens zurückzugeben oder, falls es zu einer Mehrausgabe kam, das überschüssige Geld aus der Kasse entgegenzunehmen. In diesem Stadium wurde ein Dokument aufgerufen „Vorabbericht“.
So bestätigen Sie Ausgaben
Sie können das restliche Geld nicht einfach an der Kasse des Unternehmens zurückgeben. Es ist notwendig, den Spezialisten der Buchhaltungsabteilung Unterlagen vorzulegen, die bestätigen, dass die rechenschaftspflichtigen Mittel genau für die Zwecke ausgegeben wurden, für die sie bereitgestellt wurden. Zu diesen Beweismitteln zählen in erster Linie Kassen, Quittungen, Bahntickets, strenge Meldeformulare etc. Alle oben genannten Dokumente müssen deutlich lesbare Angaben, Daten und Beträge enthalten.
Regeln für das Verfassen eines Berichts
Heutzutage gibt es keine einheitliche Berichtsvorlage, die unbedingt ausgefüllt werden muss. Die meisten Buchhalter bevorzugen jedoch in altmodischer Weise die Verwendung eines zuvor allgemein gültigen Formulars. Das ist verständlich: Es enthält alle notwendigen Informationen, darunter -
- Informationen über die Organisation, die das Geld ausgegeben hat,
- der Mitarbeiter, der sie erhalten hat,
- genaue Höhe der Mittel
- die Zwecke, für die sie bestimmt waren.
- Hier werden auch die angefallenen Kosten sowie sämtliche Belege ausgewiesen. Darüber hinaus enthält der Bericht die Unterschriften der Buchhaltungsmitarbeiter, die das Geld ausgegeben und den Restbetrag entgegengenommen haben, sowie des Mitarbeiters, für den die rechenschaftspflichtigen Gelder registriert wurden.
Es ist nicht erforderlich, ein Dokument zu stempeln, da es sich um einen Teil des unternehmensinternen Dokumentenflusses handelt; darüber hinaus haben juristische Personen seit 2016, wie bisher auch Einzelunternehmer, das uneingeschränkte Recht, keine Siegel und Stempel zur Vermerkung zu verwenden Papiere.
Das Dokument wird in einer einzigen Originalkopie erstellt und es besteht keine Notwendigkeit, das Ausfüllen zu verzögern – laut Gesetz ist die Ausstellung muss innerhalb von maximal drei Tagen erfolgen nachdem das Geld ausgegeben wurde.
Da es sich bei der Spesenabrechnung um die primäre Buchhaltungsdokumentation handelt, sollten Sie beim Ausfüllen sehr vorsichtig sein und versuchen, Fehler zu vermeiden. In Fällen, in denen sich dies nicht vermeiden lässt, ist es besser, ein neues Formular auszufüllen.
Beispiel eines Vorabberichts
Trotz des seriösen Namens und der Bedeutung des Dokuments ist das Ausfüllen nicht sehr schwierig.
Der erste Teil des Dokuments wird von dem Mitarbeiter ausgefüllt, der die Anzahlung erhalten hat.
- Zu Beginn wird der Name des Unternehmens geschrieben und sein Code OKPO () angegeben – diese Daten müssen mit den Registrierungspapieren des Unternehmens übereinstimmen. Geben Sie anschließend die Nummer des Abrechnungsberichts und das Datum seiner Erstellung ein.
- Auf der linken Seite bleiben einige Zeilen zur Genehmigung durch den Geschäftsführer des Unternehmens übrig: Hier muss der Geschäftsführer nach dem Ausfüllen des gesamten Berichts den Betrag in Worten eingeben, das Dokument unterschreiben und datieren.
- Dann kommen Informationen über den Mitarbeiter: Geben Sie die Struktureinheit ein, zu der er gehört, seine Personalnummer, Nachname, Vorname, Vatersname, geben Sie die Position und den Zweck der gewährten Vorauszahlung an.
Zur linken Tabelle Der meldende Mitarbeiter gibt Informationen über die ausgegebenen Gelder ein, insbesondere den Gesamtbetrag, sowie Informationen über die Währung, in der sie ausgegeben wurden (sofern Währungen anderer Länder verwendet werden). Nachfolgend finden Sie die Höhe des Restbetrags bzw. der Mehrausgaben.
Zum richtigen Tisch Der Buchhaltungsspezialist gibt die Daten ein. Dazu gehören Informationen über Buchhaltungskonten und -transaktionen, insbesondere die Angabe der Unterkonten, über die Gelder und bestimmte Beträge fließen.
Geben Sie unterhalb der Tabelle die Anzahl der Anhänge zur Spesenabrechnung (d. h. Dokumente zur Bestätigung der Ausgaben) an.
Nach dem Ausfüllen aller erforderlichen Informationen ist der Hauptbuchhalter verpflichtet, den Bericht und die beigefügten Unterlagen zu prüfen und in der entsprechenden Zeile (in Worten und Zahlen) den für den Bericht genehmigten Betrag anzugeben.
Anschließend werden die Unterschriften des Buchhalters und des Hauptbuchhalters sowie Informationen über die verbleibenden oder zu viel ausgegebenen Mittel in den Bericht eingetragen. In den erforderlichen Zellen werden der konkrete Betrag und die Zahlungsanweisung angegeben, die er durchläuft. Der Kassierer, der den Restbetrag entgegengenommen oder den Überziehungsbetrag ausgestellt hat, unterschreibt das Dokument ebenfalls.
Der Rückseitenteil der Spesenabrechnung enthält Informationen zu allen beigefügten Dokumenten: passt hierher
- ihre vollständige Liste mit Einzelheiten, Ausstellungsdatum, Namen und dem genauen Betrag jeder Ausgabe (ausgestellt und zur Abrechnung akzeptiert),
- sowie die Nummer des Buchhaltungsunterkontos, über das sie laufen.
Unter der Tabelle muss die verantwortliche Person ihre Unterschrift anbringen, die die Richtigkeit der eingegebenen Daten anzeigt.
Der letzte Abschnitt (abgeschnittener Teil) enthält eine Quittung des Buchhalters, dem der meldende Mitarbeiter die Kostennachweisdokumente übergeben hat. Hier sind angegeben
- Nachname, Vorname, Vatersname des Arbeitnehmers,
- Berichtsnummer und Datum,
- Höhe der für Ausgaben ausgegebenen Mittel (in Worten),
- sowie die Anzahl der Kostennachweisdokumente.
Dann muss der Buchhalter seine Unterschrift unter das Dokument und das Datum der Fertigstellung des Dokuments setzen und diesen Teil an den Mitarbeiter weiterleiten, der den Bericht erstellt hat.
Vorabbericht. Das Formular AO-1 ist ein primäres Buchhaltungsdokument, das die beabsichtigte Verwendung der zuvor im Voraus ausgestellten rechenschaftspflichtigen Geldbeträge widerspiegelt und dem Dokumente beigefügt sind, die den Nachweis ihrer Ausgaben belegen. Das Berichtsformular ist einheitlich und wurde durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 01.08.2001 Nr. 55 und den OKUD-Code 0302001 genehmigt. Für Haushaltsorganisationen wird ein anderes Formular Nr. bereitgestellt, das durch die Verordnung des Finanzministeriums genehmigt wurde von Russland vom 30.03.2015 N 52n.
Zweck der Erstellung eines Vorabberichts ist die anschließende Überprüfung der Verwendung der im Voraus gewährten Mittel, die Bestätigung der Verwendung durch den Leiter der Organisation sowie die anschließende Abschreibung der Produktionskosten. Das Dokument wird von der Person ausgefüllt, die das Geld im Voraus gegen den Bericht erhalten hat.
Die Liste der anspruchsberechtigten Personen wird durch einen Verantwortlichenbeschluss genehmigt, der in der Buchhaltung der Organisation vorliegen muss. Die Ausgabe der Mittel erfolgt über die Kasse des Unternehmens zu einem Satz, bei dem der Verwendungszweck dieses Betrags anzugeben ist. Der Zeitraum, für den der Vorschuss gewährt wird, wird ebenfalls durch die entsprechende Anordnung des Unternehmens genehmigt.
Die Bereitstellung von Reisemitteln erfolgt auf Grundlage einer Anordnung des Geschäftsführers oder einer Reisebescheinigung. Am Ende der Dienstreise ist die verantwortliche Person verpflichtet, einen Bericht mit beigefügten Unterlagen vorzulegen, der die Durchführbarkeit der entstandenen Kosten bestätigt. Das Vorabmeldeformular ist beidseitig in einer Ausfertigung auszufüllen. Die Vorderseite wird von der verantwortlichen Person ausgefüllt und enthält folgende Daten:
- Name der Organisation, Datum der Fertigstellung des Berichts und seine Nummer;
- Name, Vorname, Vatersname der verantwortlichen Person, ihre Personalnummer (sofern vorhanden), die Abteilung, in der sie gemeldet ist.
In der unteren linken Ecke füllt die verantwortliche Person eine Tabelle aus, die Informationen über frühere Vorschüsse, die ihr gewährt wurden, den Betrag, den sie aktuell erhalten hat, ihre Ausgaben, Mehrausgaben und den Saldo anzeigt. Tragen Sie auf der Rückseite des Formulars eine Liste der Belege ein, die die Mittelverwendung bestätigen (Quittungen, Kassenschecks, Transportdokumente, Reisebescheinigung usw.), sowie die Höhe der jeweiligen Ausgaben (Spalten 1-6). ). Dokumente, die als Anlage zum Bericht dienen, werden darin in der Reihenfolge ihrer Erfassung nummeriert.
Falls der Vorschuss in Fremdwährung ausgestellt wurde, füllen Sie bitte Zeile 1a auf der Vorderseite sowie die Spalten 6 und 8 auf der Rückseite aus. Nachdem das Dokument von der verantwortlichen Person ausgefüllt wurde, wird es dem Hauptbuchhalter zur Überprüfung der korrekten Fertigstellung vorgelegt. Wenn das Dokument korrekt ausgefüllt ist, vermerkt der Buchhalter, dass der Bericht entsprechend dem entsprechenden Betrag (in Zahlen und Worten) genehmigt wurde, füllt auf der Vorderseite eine Quittung aus und übergibt sie an die verantwortliche Person.
Nach Prüfung durch einen Buchhalter wird die Spesenabrechnung dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt und anschließend berücksichtigt, um den entsprechenden Spesenbetrag abzuschreiben. Wenn die verantwortliche Person Schulden aus bereits gewährten Vorschüssen hat, können ihr keine weiteren Beträge ausgezahlt werden.
Abrechnungen mit Mitarbeitern über gewährte Vorschüsse und abrechnungsfähige Beträge stellen eine ausreichende Anzahl von Transaktionen dar, die von den Buchhaltungsdiensten jeder Geschäftseinheit durchgeführt werden. Bei der Erstellung von Dokumentationen zur Bestätigung der von verantwortlichen Personen getätigten Ausgaben treten kontroverse Fragen auf. In diesem Zusammenhang bleibt die Frage relevant, wo Sie eine Vorabmeldung (Formular) erhalten oder herunterladen können.
Woraus besteht eine Vorabmeldung?
Der Aufbau des Vorabberichtsformulars lässt sich in drei Teile darstellen (Tabelle 1).
Tabelle 1. Zusammensetzung des Vorabberichtsformulars
| Artikelnummer | Wer füllt es aus? | Welche Informationen werden reflektiert? |
|---|---|---|
| Teil eins | Der erste Teil des Vorabberichtsformulars enthält Folgendes:
|
|
| Zweiter Teil | Rechnungsführer | Die Quittung ist der zweite Teil des Vorabberichtsformulars und ist abnehmbar. Sie gibt Auskunft über die Annahme des erstellten Berichts zur Überprüfung und enthält folgende Informationen:
|
| Teil drei | verantwortliche Person zusammen mit einem Buchhaltungsmitarbeiter | Im dritten Teil des Vorabmeldeformulars, der auf der Rückseite abgedruckt ist:
|
Der zweite Teil ist abtrennbar und wird in Form einer Quittung vorgelegt, die der verantwortlichen Person ausgehändigt wird, die über die im Rahmen dieses Dokuments entstandenen Kosten berichtet.
Der dritte Teil ist die Rückseite des Vorabberichtsformulars.
Ein Vorabbericht kann in folgenden Formen erstellt werden:
- auf Papier;
- elektronisch.
Bei der Erstellung eines Berichts in elektronischer Form wird von allen an der Ausfüllung beteiligten Mitarbeitern eine elektronische Signatur verwendet (Schreiben des Finanzministeriums vom 20.08.2015 Nr. 03-03-06/2/48232).
Das Bankformular für Vorabmeldungen (AO-1) wurde durch Goskomstat-Beschluss Nr. 55 vom 1. August 2001 genehmigt. Derzeit ist die Verwendung der Formulare für Primärdokumente nicht erforderlich und jede Geschäftseinheit hat das Recht, diese nicht zu verwenden , ändern Sie es oder verwenden Sie andere Formen von Primärdokumenten, die unabhängig entwickelt wurden. In diesem Fall müssen die neu entwickelten Formulare in einer Anlage zu den Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens vorgelegt werden.
Offizielles Formular AO-1
Oftmals muss ein Unternehmen seine Ausgaben mit Bargeld begleichen, das an genau definierte Beamte ausgegeben wird. Innerhalb der vorgeschriebenen Frist müssen sie ein Formular, beispielsweise eine Vorabmeldung, einreichen, dem Belege über die entstandenen Kosten beigefügt sind. Letzteres muss bei der Geldausgabe im Antrag angegeben werden. Sehen wir uns an, wie Sie einen Vorabbericht im Formular AO-1 ausfüllen.
Zu Beginn eines jeden Jahres ist es ratsam, dass das Unternehmen den verantwortlichen Personen, also den Personen, die Mittel für Ausgaben für Produktionszwecke erhalten dürfen, eine Anordnung erlässt. Dabei werden die Ziele und der Zeitraum festgelegt, in dem die Ausgaben getätigt werden.
Geld kann sowohl auf der Grundlage von Mitarbeitern des Unternehmens als auch von Personen ausgegeben werden, die im Rahmen zivilrechtlicher Verträge von außen eingestellt werden. Eine Übertragung auf die Karte des Buchhalters ist möglich.
Bitte pass auf! Die Verpflichtung zur Erstellung eines Vorabberichts ergibt sich aus dem Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen. Sie kann nur für Unternehmer entfallen, die ihre Buchhaltung in vereinfachter Form führen.
Dieses Regulierungsgesetz definiert streng die Liste der Anweisungen für die Ausgabe von Geldern für die Berichterstattung. Dazu gehören der Kauf von Treibstoff, Schreibwaren, Geschäfts- und Bewirtungskosten usw. Für einige Transaktionen sind nur bargeldlose Transaktionen vorgesehen. Es gibt auch eine Grenze für Barzahlungen zwischen Unternehmen im Rahmen einer Vereinbarung, die 100.000 Rubel beträgt.
Die Form der Vorabmeldung wird vom Staatlichen Statistikausschuss festgelegt. Unternehmen haben das Recht, auf dieser Grundlage entsprechend den Merkmalen ihrer Wirtschaftstätigkeit eine eigene Form zu entwickeln.
Ein Mitarbeiter, der im Bericht Geld erhalten hat, kann diesen selbstständig ausfüllen oder an den zuständigen Buchhalter überweisen, der automatisch einen Vorabbericht, Formular AO-1, unter Verwendung der unterstützenden Primärdokumente erstellt.
Auf der Grundlage dieses genehmigten Formulars muss der Mitarbeiter des Unternehmens das nicht ausgegebene Geld zurückgeben. Dazu sollten Sie verwenden.
Wichtig! Nach Rückkehr von der Reise muss der Reisende den ausgegebenen Betrag innerhalb von 3 Werktagen nach Rückkehr von der Reise melden.
Musterbefüllung im Vorfeld
Vorabbericht im Formular AO-1 – Vorderseite
Schauen wir uns genauer an, wie man einen Vorabbericht ausfüllt.
Oben im Formular werden der Name des Unternehmens und sein Code gemäß dem OKPO-Verzeichnis angegeben.
Unten links müssen Sie nach dem Namen des Dokuments dessen Seriennummer und das Erstellungsdatum angeben. Der rechte Teil, der nach den Worten „Ich stimme zu“ beginnt, wird vom Firmenchef ausgefüllt. Dort gibt er in Worten den Gesamtbetrag des Berichts an, trägt seinen Standpunkt, seine Unterschrift und das Datum der Genehmigung ein.
Wichtig! Es muss daran erinnert werden, dass einer Person gemäß den behördlichen Dokumenten kein Bericht vorgelegt werden kann, wenn sie den vorherigen Vorschuss nicht vollständig abgerechnet hat. Einige Steuerbehörden verhängen dafür im Rahmen einer Prüfung ein Bußgeld.
Anschließend wird das Formular in zwei Tabellen aufgeteilt, die vom Buchhalter ausgefüllt werden. Auf der linken Seite wird der Cashflow erfasst – Saldo oder Mehrausgaben, erhaltener Betrag, ausgegebener Betrag, Endsaldo. 
In der rechten Tabelle trägt der Buchhalter Korrespondenzkonten und die entsprechenden Beträge ein.
Nachfolgend gibt der Mitarbeiter an, wie viele Dokumente er bereitstellt und wie viele Blätter diese belegen.
Nach der Prüfung gibt der Buchhalter den Betrag in Worten und Zahlen an und unterschreibt ihn. Das Dokument wird auch vom Hauptbuchhalter beglaubigt.
Wenn der Mitarbeiter einen Restbetrag übrig hat oder eine Mehrausgabe vorliegt, müssen Sie die Nummer und das Datum des Kassenbelegs sowie den Betrag der Transaktion eingeben.
Für die Eintragung in das Journal ist es außerdem erforderlich, den abtrennbaren Teil des Vorabberichts auszufüllen.
Vorabmeldung auf Formular AO-1 – Rückseite
Auf dieser Seite handelt es sich um eine Tabelle, in die die verantwortliche Person Informationen zu den bereitgestellten Dokumenten einträgt. Jeder von ihnen sollte einer Zeile entsprechen.
Spalte 1 enthält die Zeilennummer. In den Spalten 2 und 3 werden Datum und Nummer des Belegs aufgeführt, in Spalte 4 der Name.
In Spalte 5 gibt der Mitarbeiter den Betrag des Dokuments in Rubel oder in Spalte 6 in Fremdwährung ein.
Alle leeren Spalten müssen durchgestrichen werden. Am Ende der Tabelle steht in der Zeile „Total“ der Gesamtbetrag. Nach dem Ausfüllen bestätigt der Verantwortliche mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der angegebenen Daten.
Nachdem der Buchhalter die Richtigkeit der Daten und die Gültigkeit der Ausgaben überprüft hat, füllt er die Spalten 7 und 8 aus, in denen er den tatsächlich zur Abrechnung akzeptierten Betrag einträgt, und gibt in Spalte 9 das entsprechende Konto an. Anschließend werden die verallgemeinerten Daten aus diesen Spalten auf die Vorderseite des Dokuments übertragen.
Nuancen
Für eine Meldung können Sie Beträge von mehr als 100.000 Rubel ausstellen – diese Grenze gilt nicht für Abrechnungen mit Arbeitnehmern. Der Betrag für die eingereichten Dokumente sollte diese Grenze jedoch nicht überschreiten.
Wenn ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise ins Ausland unternimmt, können Sie ihm abrechnungsfähige Beträge in Fremdwährung aushändigen. Ihr Unternehmen tauscht es selbstständig bei der Bank um. In diesem Fall wird dieser Betrag zu dem am Ausstellungstag festgestellten Kurs angegeben.
Seit 2015 ist die Erstellung von Berichten an Auftragnehmer gestattet. Er ist außerdem verpflichtet, nach der Verwendung der Mittel einen Vorabbericht vorzulegen. Allerdings wird in diesem Fall die Spalte „Personalnummer“ nicht ausgefüllt und in der Spalte „Position“ wird „Auftragnehmer“ angegeben.
Der abrechnungsfähige Betrag kann auf die Karte des Mitarbeiters übertragen werden. Dazu muss er einen Antrag stellen und die Transaktionsdetails (Datum und Nummer des Zahlungsauftrags) werden in der Spalte „Vorschuss erhalten“ angegeben.